Contoh Surat Jawaban Atas Komplain
1. Surat Jawaban Atas Komplain Pelayanan
Perihal: Tanggapan Atas Komplain Pelayanan
Kepada Yth,
[Nama Pelanggan] [Alamat Pelanggan]
Dengan hormat,
Menanggapi surat komplain Bapak/Ibu tertanggal [Tanggal Komplain] perihal [Perihal Komplain], kami dari [Nama Perusahaan] menyampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang dialami.
Kami telah menindaklanjuti komplain Bapak/Ibu dan melakukan investigasi terkait [Uraikan detail masalah yang dikomplain].
Berikut ini adalah solusi yang kami tawarkan:
- [Tuliskan solusi yang ditawarkan. Misalnya: Pengembalian dana, potongan harga, penggantian produk, dsb.]
- [Tuliskan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk menyelesaikan masalah.]
Kami berharap solusi yang kami tawarkan dapat menyelesaikan permasalahan yang Bapak/Ibu alami.
[Nama Perusahaan] berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas pelayanan dan memberikan kepuasan kepada pelanggan.
Demikian surat tanggapan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan Penanggung Jawab]
2. Surat Jawaban Atas Komplain Produk
Perihal: Tanggapan Atas Komplain Produk
Kepada Yth,
[Nama Pelanggan] [Alamat Pelanggan]
Dengan hormat,
Menanggapi surat komplain Bapak/Ibu tertanggal [Tanggal Komplain] perihal [Perihal Komplain], kami dari [Nama Perusahaan] menyampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang dialami.
Kami telah menindaklanjuti komplain Bapak/Ibu dan melakukan pengecekan terhadap produk [Nama Produk] yang dibeli pada tanggal [Tanggal Pembelian].
Berikut hasil pengecekan:
- [Tuliskan hasil pengecekan produk. Misalnya: Kerusakan, cacat produksi, dsb.]
- [Tuliskan penyebab kerusakan/cacat produk.]
Berikut ini adalah solusi yang kami tawarkan:
- [Tuliskan solusi yang ditawarkan. Misalnya: Pengembalian dana, penggantian produk, perbaikan produk, dsb.]
- [Tuliskan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk menyelesaikan masalah.]
Kami berharap solusi yang kami tawarkan dapat menyelesaikan permasalahan yang Bapak/Ibu alami.
[Nama Perusahaan] berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas produk dan memberikan kepuasan kepada pelanggan.
Demikian surat tanggapan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan Penanggung Jawab]
Tips Menulis Surat Jawaban Atas Komplain
- Jujur dan Transparan: Sampaikan informasi yang akurat dan lengkap terkait komplain yang diterima.
- Bersikap Profesional: Gunakan bahasa yang sopan dan resmi, hindari kata-kata yang bernada emosional atau provokatif.
- Tawarkan Solusi: Berikan solusi yang adil dan dapat diterima oleh pelanggan.
- Berikan Tanggapan Tepat Waktu: Segera tanggapi komplain yang diterima, hindari penundaan yang dapat membuat pelanggan semakin tidak puas.
- Tetap Bersikap Positif: Tunjukkan bahwa Anda serius menangani masalah dan berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik.
Penting Diingat
Surat jawaban atas komplain merupakan bentuk komunikasi resmi yang penting untuk menjaga citra positif perusahaan. Dengan memberikan tanggapan yang profesional dan solusi yang tepat, Anda dapat membangun hubungan yang baik dengan pelanggan dan mencegah eskalasi masalah.
