Contoh Surat Justifikasi Pembelian Barang
Surat justifikasi pembelian barang adalah surat resmi yang digunakan untuk menjelaskan alasan dan kebutuhan perusahaan dalam membeli suatu barang. Surat ini umumnya ditujukan kepada atasan atau pihak yang berwenang untuk menyetujui pembelian.
Berikut adalah contoh surat justifikasi pembelian barang:
[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
Kepada: [Nama Atasan] [Jabatan Atasan]
Perihal: Permohonan Justifikasi Pembelian Barang
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami mengajukan permohonan justifikasi pembelian barang berupa [Sebutkan nama barang] dengan rincian sebagai berikut:
- Nama Barang: [Sebutkan nama barang]
- Jumlah: [Sebutkan jumlah barang]
- Spesifikasi: [Sebutkan spesifikasi barang]
- Harga Satuan: [Sebutkan harga satuan]
- Total Harga: [Sebutkan total harga]
Alasan Pembelian:
[Uraikan alasan pembelian barang secara detail, contohnya:]
- [Sebutkan kebutuhan spesifik perusahaan yang akan dipenuhi oleh barang tersebut]
- [Jelaskan manfaat yang akan diperoleh perusahaan dengan adanya barang tersebut]
- [Cantumkan data pendukung, seperti data penjualan, data produksi, atau data lainnya yang relevan]
Dampak Jika Tidak Dibeli:
[Uraikan dampak negatif yang akan dialami perusahaan jika barang tersebut tidak dibeli, contohnya:]
- [Sebutkan kerugian yang akan dialami perusahaan]
- [Jelaskan penurunan efisiensi atau produktivitas yang mungkin terjadi]
- [Cantumkan data pendukung, seperti data kerugian sebelumnya]
Kesimpulan:
Berdasarkan uraian di atas, kami memohon persetujuan Bapak/Ibu untuk pembelian barang [Sebutkan nama barang] guna mendukung [Sebutkan tujuan pembelian] dan meningkatkan [Sebutkan manfaat pembelian].
Demikian surat permohonan justifikasi pembelian barang ini kami sampaikan. Atas perhatian dan persetujuannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pemohon] [Jabatan Pemohon]
Catatan:
- Sesuaikan contoh surat dengan kebutuhan perusahaan dan jenis barang yang akan dibeli.
- Pastikan informasi yang dicantumkan dalam surat jelas, lengkap, dan akurat.
- Gunakan bahasa yang formal dan mudah dipahami.
Selain contoh surat di atas, berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat justifikasi pembelian barang:
- Tujuan Pembelian: Jelaskan dengan jelas tujuan pembelian barang, baik untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, atau kebutuhan lainnya.
- Keuntungan Pembelian: Uraikan keuntungan yang akan diperoleh perusahaan dengan membeli barang tersebut, baik dari segi finansial maupun non-finansial.
- Perbandingan Harga: Jika ada beberapa pilihan supplier, lakukan perbandingan harga dan kualitas barang.
- Dokumentasi: Lampirkan dokumen pendukung seperti spesifikasi barang, penawaran harga, dan data pendukung lainnya.
Dengan memperhatikan hal-hal di atas, surat justifikasi pembelian barang yang Anda buat akan lebih mudah diterima dan disetujui.
