Contoh Surat Justifikasi Pengadaan Barang
Surat justifikasi pengadaan barang merupakan dokumen penting yang menjelaskan alasan dan kebutuhan suatu organisasi dalam melakukan pengadaan barang. Surat ini berfungsi sebagai dasar pengambilan keputusan untuk proses pengadaan, serta untuk meminimalisir risiko penyalahgunaan dana dan sumber daya. Berikut adalah contoh surat justifikasi pengadaan barang:
[Nama Instansi]
[Alamat Instansi]
[Nomor Telpon]
[Email Instansi]
Surat Justifikasi Pengadaan Barang
Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Justifikasi Pengadaan [Nama Barang]
Kepada Yth.
[Jabatan Penerima Surat]
[Nama Instansi Penerima]
[Alamat Instansi Penerima]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana pengadaan barang [Nama Barang] untuk [Tujuan Pengadaan], kami sampaikan surat justifikasi pengadaan barang ini sebagai berikut:
1. Latar Belakang
[Uraian singkat tentang latar belakang kebutuhan pengadaan barang. Misalnya: Seiring dengan meningkatnya kebutuhan akan [jenis layanan/kebutuhan], maka diperlukan pengadaan barang [Nama Barang] untuk mendukung kegiatan [kebutuhan/program].]
2. Kebutuhan
[Uraian tentang kebutuhan spesifik terkait barang yang akan dibeli. Misalnya: Pengadaan [Nama Barang] dengan spesifikasi [Spesifikasi Barang] dibutuhkan untuk [Tujuan Pengadaan].]
3. Alasan Pengadaan
[Uraian tentang alasan pengadaan barang, meliputi:
- Manfaat yang diperoleh: Jelaskan manfaat pengadaan barang terhadap kinerja instansi, seperti peningkatan efisiensi, efektivitas, dan kualitas layanan.
- Dampak positif: Uraikan dampak positif pengadaan barang terhadap kegiatan instansi, seperti tercapainya target kinerja dan terpenuhinya kebutuhan layanan.
- Pentingnya barang: Jelaskan mengapa barang yang diusulkan sangat penting dan tidak dapat digantikan dengan alternatif lain.
- Urgensi: Jelaskan urgensi pengadaan barang dalam jangka waktu tertentu.]
4. Solusi Alternatif
[Uraian tentang solusi alternatif yang telah dipertimbangkan, jika ada. Misalnya: telah dipertimbangkan untuk menggunakan barang bekas, namun kondisi barang bekas tidak memungkinkan untuk digunakan dalam kegiatan [Tujuan Pengadaan].]
5. Rekomendasi
Berdasarkan uraian di atas, kami merekomendasikan pengadaan barang [Nama Barang] dengan spesifikasi [Spesifikasi Barang] untuk mendukung kegiatan [Tujuan Pengadaan].
Demikian surat justifikasi pengadaan barang ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
[Nama Instansi]
Catatan:
- Sesuaikan contoh surat ini dengan kebutuhan dan kondisi instansi Anda.
- Pastikan semua informasi yang disampaikan dalam surat justifikasi akurat dan relevan.
- Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan formal.
- Lampirkan dokumen pendukung, seperti proposal, spesifikasi barang, dan perkiraan biaya.
Semoga contoh surat justifikasi pengadaan barang ini bermanfaat untuk Anda.
