Contoh Surat Keputusan Pemusnahan Arsip
SURAT KEPUTUSAN
NOMOR : 001/SK/PUSNAS/2023
TENTANG
PEMUSNAHAN ARSIP
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang:
a. Bahwa berdasarkan ketentuan Pasal 43 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip yang telah memenuhi syarat dapat dimusnahkan; b. Bahwa berdasarkan hasil verifikasi dan penilaian terhadap arsip yang diajukan untuk dimusnahkan, telah memenuhi persyaratan untuk dimusnahkan; c. Bahwa untuk mengatur pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut, perlu ditetapkan Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Mengingat:
- Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5044);
- Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip;
- Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 002/SK/PUSNAS/2023 tentang Penetapan Tim Verifikasi dan Penilaian Arsip;
- Laporan Tim Verifikasi dan Penilaian Arsip Nomor 001/LP/PUSNAS/2023.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan:
KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP
Pasal 1
Dalam Surat Keputusan ini yang dimaksud dengan:
- Arsip adalah segala bentuk informasi yang tercipta dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pemerintahan daerah, organisasi masyarakat, dan/atau perseorangan dalam pelaksanaan kegiatannya, yang dibuat dan disimpan dalam berbagai media, untuk memberikan bukti dan informasi yang akurat, sahih, dan terpercaya.
- Pemusnahan adalah proses penghilangan arsip yang telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 2
Berdasarkan hasil verifikasi dan penilaian, arsip yang dimusnahkan adalah:
- Jenis arsip: Surat keluar, surat masuk, laporan kegiatan, dan nota dinas.
- Tahun arsip: 2015-2020.
- Jumlah arsip: 500 berkas.
- Uraian arsip: [Uraian arsip yang akan dimusnahkan]
Pasal 3
Pelaksanaan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dilakukan dengan cara:
- Pemusnahan secara fisik: Arsip dibakar dan/atau dihancurkan dengan mesin penghancur.
- Pemusnahan secara digital: Arsip dihapus dari sistem komputer dan/atau dihancurkan dengan software khusus.
Pasal 4
Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 dilakukan oleh Tim Pemusnahan Arsip yang dibentuk oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pasal 5
Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dilaksanakan pada tanggal [tanggal pemusnahan] di [tempat pemusnahan].
Pasal 6
Surat Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal [tanggal ditetapkan]
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,
[Nama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia]
Nomor Registrasi : [Nomor Registrasi]
Catatan:
- Contoh surat keputusan ini hanya sebagai panduan, Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kondisi arsip di lembaga Anda.
- Pastikan untuk mencantumkan informasi yang lengkap dan akurat dalam surat keputusan.
- Surat keputusan harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
Berikut beberapa poin penting yang harus dipertimbangkan dalam membuat surat keputusan pemusnahan arsip:
- Dasar hukum pemusnahan arsip: Pastikan surat keputusan didasarkan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku.
- Identifikasi arsip yang akan dimusnahkan: Jelaskan jenis, tahun, jumlah, dan uraian arsip yang akan dimusnahkan secara detail.
- Cara pemusnahan arsip: Tentukan cara pemusnahan yang sesuai dengan jenis arsip.
- Penanggung jawab pemusnahan: Tentukan tim atau orang yang bertanggung jawab atas proses pemusnahan arsip.
- Tanggal dan tempat pemusnahan: Tentukan waktu dan tempat pelaksanaan pemusnahan arsip.
