Contoh Surat Korespondensi Ekspor Impor
Surat korespondensi merupakan alat komunikasi tertulis yang penting dalam kegiatan ekspor impor. Melalui surat, pihak-pihak terkait dapat menyampaikan informasi, permintaan, persetujuan, atau keluhan terkait transaksi perdagangan internasional. Berikut contoh surat korespondensi yang umum digunakan dalam ekspor impor:
1. Surat Permintaan Penawaran (Request for Quotation/RFQ)
Kepada: PT. Abadi Jaya (Importir)
Dari: PT. Sejahtera Makmur (Eksportir)
Perihal: Permintaan Penawaran Barang
Nomor: 001/SM/XI/2023
Tanggal: 10 November 2023
Dengan hormat,
Melalui surat ini, PT. Sejahtera Makmur ingin mengajukan permintaan penawaran untuk pembelian [Nama Barang] dengan spesifikasi sebagai berikut:
- [Spesifikasi Barang]
- [Jumlah Barang]
- [Jenis Kemasan]
Kami mohon PT. Abadi Jaya dapat memberikan penawaran terbaik yang meliputi:
- Harga satuan [Mata Uang]
- Biaya pengiriman ke [Tujuan]
- Syarat pembayaran
- Waktu pengiriman
Kami harapkan penawaran dapat kami terima paling lambat [Tanggal].
Demikian surat permintaan penawaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Sejahtera Makmur
[Nama dan Jabatan]
2. Surat Penawaran (Quotation)
Kepada: PT. Sejahtera Makmur (Eksportir)
Dari: PT. Abadi Jaya (Importir)
Perihal: Penawaran Barang
Nomor: 002/AJ/XI/2023
Tanggal: 15 November 2023
Dengan hormat,
Menanggapi surat permintaan penawaran Nomor: 001/SM/XI/2023 tertanggal 10 November 2023, PT. Abadi Jaya dengan ini mengajukan penawaran untuk [Nama Barang] dengan spesifikasi yang Anda sebutkan.
Berikut rincian penawaran kami:
- Harga satuan: [Harga] [Mata Uang]
- Biaya pengiriman ke [Tujuan] : [Biaya] [Mata Uang]
- Syarat pembayaran: [Syarat Pembayaran]
- Waktu pengiriman: [Waktu] hari kerja setelah pembayaran diterima.
Kami harap penawaran ini dapat diterima dan kami siap bekerja sama dengan PT. Sejahtera Makmur.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Abadi Jaya
[Nama dan Jabatan]
3. Surat Konfirmasi Pesanan (Purchase Order/PO)
Kepada: PT. Abadi Jaya (Importir)
Dari: PT. Sejahtera Makmur (Eksportir)
Perihal: Konfirmasi Pesanan
Nomor: 003/SM/XI/2023
Tanggal: 20 November 2023
Dengan hormat,
Melalui surat ini, PT. Sejahtera Makmur dengan ini mengkonfirmasi pesanan atas [Nama Barang] dengan spesifikasi dan jumlah yang tertera pada penawaran Anda Nomor: 002/AJ/XI/2023.
- Spesifikasi: [Spesifikasi]
- Jumlah: [Jumlah]
Kami mohon PT. Abadi Jaya dapat memproses pesanan ini sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.
Demikian surat konfirmasi pesanan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Sejahtera Makmur
[Nama dan Jabatan]
4. Surat Pemberitahuan Pengiriman (Shipping Advice)
Kepada: PT. Sejahtera Makmur (Eksportir)
Dari: PT. Abadi Jaya (Importir)
Perihal: Pemberitahuan Pengiriman
Nomor: 004/AJ/XI/2023
Tanggal: 25 November 2023
Dengan hormat,
PT. Abadi Jaya dengan ini memberitahukan bahwa pesanan Anda Nomor: 003/SM/XI/2023 telah dikirimkan pada tanggal [Tanggal] dengan menggunakan [Nama Kapal/Jenis Transportasi] dan diperkirakan akan tiba di [Tujuan] pada tanggal [Tanggal].
Nomor kontainer: [Nomor Kontainer]
Demikian surat pemberitahuan pengiriman ini kami sampaikan.
Hormat kami,
PT. Abadi Jaya
[Nama dan Jabatan]
5. Surat Klaim
Kepada: PT. Abadi Jaya (Importir)
Dari: PT. Sejahtera Makmur (Eksportir)
Perihal: Klaim Barang
Nomor: 005/SM/XI/2023
Tanggal: 30 November 2023
Dengan hormat,
Melalui surat ini, PT. Sejahtera Makmur mengajukan klaim atas [Nama Barang] yang kami terima pada tanggal [Tanggal].
[Sebutkan jenis kerusakan/kekurangan/kesalahan]
Kami mohon PT. Abadi Jaya dapat menyelesaikan permasalahan ini dengan cara [Solusi yang diinginkan].
Kami lampirkan [Dokumen pendukung klaim] sebagai bukti atas klaim ini.
Demikian surat klaim ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Sejahtera Makmur
[Nama dan Jabatan]
6. Surat Pembayaran (Payment Advice)
Kepada: PT. Abadi Jaya (Importir)
Dari: PT. Sejahtera Makmur (Eksportir)
Perihal: Pemberitahuan Pembayaran
Nomor: 006/SM/XI/2023
Tanggal: 05 Desember 2023
Dengan hormat,
PT. Sejahtera Makmur dengan ini memberitahukan bahwa pembayaran atas pesanan Nomor: 003/SM/XI/2023 telah kami lakukan pada tanggal [Tanggal] melalui [Metode Pembayaran] dengan nomor referensi [Nomor Referensi].
Demikian surat pemberitahuan pembayaran ini kami sampaikan.
Hormat kami,
PT. Sejahtera Makmur
[Nama dan Jabatan]
7. Surat Terima Barang (Acknowledgement of Receipt)
Kepada: PT. Sejahtera Makmur (Eksportir)
Dari: PT. Abadi Jaya (Importir)
Perihal: Terima Barang
Nomor: 007/AJ/XII/2023
Tanggal: 10 Desember 2023
Dengan hormat,
PT. Abadi Jaya dengan ini menyatakan bahwa kami telah menerima [Nama Barang] dengan nomor pesanan [Nomor Pesanan] pada tanggal [Tanggal].
Demikian surat terima barang ini kami sampaikan.
Hormat kami,
PT. Abadi Jaya
[Nama dan Jabatan]
Catatan:
Contoh surat di atas hanya sebagai panduan. Anda dapat memodifikasi dan menyesuaikannya dengan kebutuhan dan jenis transaksi ekspor impor yang Anda lakukan.
Penting untuk memastikan bahwa surat korespondensi Anda berisi informasi yang lengkap, jelas, dan akurat untuk menghindari kesalahpahaman dan memperlancar proses transaksi.
