Contoh Surat Korespondensi Eksternal
Surat korespondensi eksternal adalah surat yang dikirimkan oleh suatu perusahaan atau organisasi kepada pihak luar, seperti pelanggan, pemasok, mitra bisnis, dan instansi pemerintah. Surat ini biasanya berisi informasi penting yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan, seperti pemesanan barang, penagihan, keluhan, dan lain sebagainya.
Berikut adalah beberapa contoh surat korespondensi eksternal:
1. Surat Permintaan Penawaran (SP)
Surat Permintaan Penawaran (SP) adalah surat yang dikirimkan kepada pemasok untuk meminta penawaran harga atas barang atau jasa tertentu. Surat ini biasanya berisi:
- Identitas Pengirim: Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Identitas Penerima: Nama pemasok, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Perihal: Permintaan penawaran barang atau jasa.
- Isi Surat: Uraian rinci mengenai barang atau jasa yang ingin dipesan, jumlah, spesifikasi, dan waktu yang dibutuhkan.
- Penutup: Harapan agar pemasok dapat memberikan penawaran terbaik dan waktu pengiriman penawaran.
Contoh Surat Permintaan Penawaran:
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
[Tanggal]
Kepada Yth.
[Nama Pemasok]
[Alamat Pemasok]
Perihal: Permintaan Penawaran Barang
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin meminta penawaran harga atas barang-barang berikut:
* [Nama Barang 1] - Jumlah: [Jumlah] - Spesifikasi: [Spesifikasi]
* [Nama Barang 2] - Jumlah: [Jumlah] - Spesifikasi: [Spesifikasi]
* [Nama Barang 3] - Jumlah: [Jumlah] - Spesifikasi: [Spesifikasi]
Kami mohon penawaran harga terbaik dan waktu pengiriman barang yang paling cepat.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
2. Surat Pemesanan Barang
Surat Pemesanan Barang (SPB) adalah surat yang dikirimkan kepada pemasok untuk memesan barang tertentu. Surat ini biasanya berisi:
- Identitas Pengirim: Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Identitas Penerima: Nama pemasok, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Perihal: Pemesanan barang.
- Isi Surat: Uraian rinci mengenai barang yang ingin dipesan, jumlah, spesifikasi, dan waktu yang dibutuhkan.
- Penutup: Permohonan agar pemasok dapat mengirimkan barang sesuai dengan pesanan dan waktu yang telah disepakati.
Contoh Surat Pemesanan Barang:
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
[Tanggal]
Kepada Yth.
[Nama Pemasok]
[Alamat Pemasok]
Perihal: Pemesanan Barang
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memesan barang-barang berikut:
* [Nama Barang 1] - Jumlah: [Jumlah] - Spesifikasi: [Spesifikasi]
* [Nama Barang 2] - Jumlah: [Jumlah] - Spesifikasi: [Spesifikasi]
* [Nama Barang 3] - Jumlah: [Jumlah] - Spesifikasi: [Spesifikasi]
Kami mohon agar barang-barang tersebut dapat dikirimkan ke alamat kami selambat-lambatnya pada tanggal [Tanggal].
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
3. Surat Penagihan
Surat Penagihan adalah surat yang dikirimkan kepada pelanggan untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang telah diterima. Surat ini biasanya berisi:
- Identitas Pengirim: Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Identitas Penerima: Nama pelanggan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Perihal: Tagihan.
- Isi Surat: Uraian rinci mengenai tagihan, termasuk nomor invoice, tanggal invoice, jumlah tagihan, dan jatuh tempo pembayaran.
- Penutup: Permohonan agar pelanggan dapat melakukan pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh tempo.
Contoh Surat Penagihan:
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
[Tanggal]
Kepada Yth.
[Nama Pelanggan]
[Alamat Pelanggan]
Perihal: Tagihan No. [Nomor Invoice]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan tagihan atas pembelian barang/jasa yang telah Anda terima pada tanggal [Tanggal Invoice]. Rincian tagihan sebagai berikut:
* Nomor Invoice: [Nomor Invoice]
* Tanggal Invoice: [Tanggal Invoice]
* Jumlah Tagihan: [Jumlah Tagihan]
* Jatuh Tempo Pembayaran: [Jatuh Tempo Pembayaran]
Kami mohon agar Anda dapat melakukan pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang tercantum di atas.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
4. Surat Keluhan
Surat Keluhan adalah surat yang dikirimkan kepada pihak terkait untuk menyampaikan keluhan atas barang atau jasa yang diterima. Surat ini biasanya berisi:
- Identitas Pengirim: Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Identitas Penerima: Nama pihak terkait, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Perihal: Keluhan.
- Isi Surat: Uraian rinci mengenai keluhan, termasuk jenis barang atau jasa, tanggal pembelian atau penerimaan, dan detail masalah yang terjadi.
- Penutup: Permohonan agar pihak terkait dapat memberikan solusi atas keluhan yang disampaikan.
Contoh Surat Keluhan:
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
[Tanggal]
Kepada Yth.
[Nama Pihak Terkait]
[Alamat Pihak Terkait]
Perihal: Keluhan atas [Nama Barang/Jasa]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan keluhan atas [Nama Barang/Jasa] yang kami terima pada tanggal [Tanggal Penerimaan]. Kami mengalami masalah [Detail Masalah] pada [Nama Barang/Jasa] tersebut.
Kami mohon agar pihak Bapak/Ibu dapat memberikan solusi atas keluhan ini secepatnya.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
5. Surat Permohonan Kerja Sama
Surat Permohonan Kerja Sama adalah surat yang dikirimkan kepada pihak lain untuk mengajukan permohonan kerja sama dalam menjalankan suatu kegiatan atau proyek. Surat ini biasanya berisi:
- Identitas Pengirim: Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Identitas Penerima: Nama pihak terkait, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
- Perihal: Permohonan Kerja Sama.
- Isi Surat: Uraian rinci mengenai proposal kerja sama, termasuk jenis kegiatan atau proyek, tujuan, dan manfaat bagi kedua belah pihak.
- Penutup: Permohonan agar pihak terkait dapat mempertimbangkan proposal kerja sama yang diajukan.
Contoh Surat Permohonan Kerja Sama:
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
[Tanggal]
Kepada Yth.
[Nama Pihak Terkait]
[Alamat Pihak Terkait]
Perihal: Permohonan Kerja Sama
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin mengajukan permohonan kerja sama dalam menjalankan kegiatan [Jenis Kegiatan/Proyek].
Kami melampirkan proposal kerja sama yang berisi uraian detail mengenai kegiatan ini, tujuan yang ingin dicapai, dan manfaat yang akan diperoleh oleh kedua belah pihak.
Kami berharap proposal kerja sama ini dapat diterima dan kami dapat menjalin kerja sama yang saling menguntungkan.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
Catatan:
- Contoh-contoh surat di atas hanya merupakan contoh dasar dan dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan.
- Pastikan untuk menyertakan informasi yang lengkap dan jelas dalam setiap surat korespondensi eksternal.
- Gunakan bahasa yang sopan dan formal.
- Periksa kembali surat sebelum dikirimkan untuk menghindari kesalahan penulisan.
Semoga contoh surat korespondensi eksternal di atas dapat membantu Anda dalam membuat surat yang efektif dan profesional.
