10 Contoh Buku Agenda Surat Keluar
Buku agenda surat keluar merupakan catatan penting bagi setiap lembaga atau perusahaan. Buku ini berfungsi sebagai dokumentasi resmi yang mencatat semua surat keluar yang telah dikirim. Dengan adanya buku agenda surat keluar, Anda dapat dengan mudah:
- Mencetak ulang surat keluar yang diperlukan.
- Melacak status surat keluar.
- Mengetahui jenis surat keluar yang paling sering dikirim.
- Membuat laporan periodik tentang surat keluar.
Berikut 10 contoh format buku agenda surat keluar yang bisa Anda gunakan sebagai inspirasi:
1. Format Sederhana
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-01 | 001/SMK/III/2023 | Permohonan Bantuan | Dinas Pendidikan | Dikirim via pos |
| 2 | 2023-03-05 | 002/SMK/III/2023 | Laporan Kegiatan | Yayasan | Dikirim via kurir |
| 3 | 2023-03-10 | 003/SMK/III/2023 | Undangan Rapat | Mitra Kerja | Dikirim via email |
2. Format Lengkap
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Sifat | Lampiran | Dikirim Oleh | Diterima Oleh | Tanggal Diterima | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-01 | 001/SMK/III/2023 | Permohonan Bantuan | Dinas Pendidikan | Penting | - | Bapak A | - | - | Dikirim via pos |
| 2 | 2023-03-05 | 002/SMK/III/2023 | Laporan Kegiatan | Yayasan | Biasa | 1 lembar | Ibu B | - | - | Dikirim via kurir |
| 3 | 2023-03-10 | 003/SMK/III/2023 | Undangan Rapat | Mitra Kerja | Segera | - | Bapak C | - | - | Dikirim via email |
3. Format Dengan Kolom "Status"
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Status | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-01 | 001/SMK/III/2023 | Permohonan Bantuan | Dinas Pendidikan | Terkirim | Dikirim via pos |
| 2 | 2023-03-05 | 002/SMK/III/2023 | Laporan Kegiatan | Yayasan | Terkirim | Dikirim via kurir |
| 3 | 2023-03-10 | 003/SMK/III/2023 | Undangan Rapat | Mitra Kerja | Terkirim | Dikirim via email |
4. Format Dengan Kolom "Nomor Agenda"
| No. Agenda | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-01 | 001/SMK/III/2023 | Permohonan Bantuan | Dinas Pendidikan | Dikirim via pos |
| 2 | 2023-03-05 | 002/SMK/III/2023 | Laporan Kegiatan | Yayasan | Dikirim via kurir |
| 3 | 2023-03-10 | 003/SMK/III/2023 | Undangan Rapat | Mitra Kerja | Dikirim via email |
5. Format Dengan Kolom "Nomor Telpon"
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Nomor Telpon | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-01 | 001/SMK/III/2023 | Permohonan Bantuan | Dinas Pendidikan | (021) 12345678 | Dikirim via pos |
| 2 | 2023-03-05 | 002/SMK/III/2023 | Laporan Kegiatan | Yayasan | (021) 98765432 | Dikirim via kurir |
| 3 | 2023-03-10 | 003/SMK/III/2023 | Undangan Rapat | Mitra Kerja | (021) 55555555 | Dikirim via email |
6. Format Dengan Kolom "Alamat"
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Alamat | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-01 | 001/SMK/III/2023 | Permohonan Bantuan | Dinas Pendidikan | Jl. Pendidikan No. 1 | Dikirim via pos |
| 2 | 2023-03-05 | 002/SMK/III/2023 | Laporan Kegiatan | Yayasan | Jl. Sudirman No. 5 | Dikirim via kurir |
| 3 | 2023-03-10 | 003/SMK/III/2023 | Undangan Rapat | Mitra Kerja | Jl. Gatot Subroto No. 10 | Dikirim via email |
7. Format Dengan Kolom "Lampiran"
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Lampiran | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-01 | 001/SMK/III/2023 | Permohonan Bantuan | Dinas Pendidikan | 1 Lembar Proposal | Dikirim via pos |
| 2 | 2023-03-05 | 002/SMK/III/2023 | Laporan Kegiatan | Yayasan | 3 Lembar Laporan | Dikirim via kurir |
| 3 | 2023-03-10 | 003/SMK/III/2023 | Undangan Rapat | Mitra Kerja | 1 Lembar Undangan | Dikirim via email |
8. Format Dengan Kolom "Sifat"
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Sifat | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-01 | 001/SMK/III/2023 | Permohonan Bantuan | Dinas Pendidikan | Penting | Dikirim via pos |
| 2 | 2023-03-05 | 002/SMK/III/2023 | Laporan Kegiatan | Yayasan | Biasa | Dikirim via kurir |
| 3 | 2023-03-10 | 003/SMK/III/2023 | Undangan Rapat | Mitra Kerja | Segera | Dikirim via email |
9. Format Dengan Kolom "Dikirim Oleh"
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Dikirim Oleh | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-01 | 001/SMK/III/2023 | Permohonan Bantuan | Dinas Pendidikan | Bapak A | Dikirim via pos |
| 2 | 2023-03-05 | 002/SMK/III/2023 | Laporan Kegiatan | Yayasan | Ibu B | Dikirim via kurir |
| 3 | 2023-03-10 | 003/SMK/III/2023 | Undangan Rapat | Mitra Kerja | Bapak C | Dikirim via email |
10. Format Dengan Kolom "Diterima Oleh"
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Diterima Oleh | Tanggal Diterima | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-01 | 001/SMK/III/2023 | Permohonan Bantuan | Dinas Pendidikan | - | - | Dikirim via pos |
| 2 | 2023-03-05 | 002/SMK/III/2023 | Laporan Kegiatan | Yayasan | - | - | Dikirim via kurir |
| 3 | 2023-03-10 | 003/SMK/III/2023 | Undangan Rapat | Mitra Kerja | - | - | Dikirim via email |
Tips Membuat Buku Agenda Surat Keluar:
- Gunakan format yang jelas dan mudah dipahami.
- Isi semua kolom dengan data yang akurat.
- Simpan buku agenda surat keluar dengan baik.
- Buat catatan tambahan jika diperlukan.
Dengan menggunakan buku agenda surat keluar, Anda dapat mengatur dan mencatat semua surat keluar yang dikirim dengan lebih baik. Hal ini akan mempermudah Anda dalam mengelola dan melacak surat keluar dan meningkatkan efisiensi kerja Anda.
