Contoh Buku Agenda Keluar Masuk Surat

Brainly

4 min read

·

Aug 10, 2024

37

Share

Contoh Buku Agenda Keluar Masuk Surat

Buku agenda keluar masuk surat merupakan salah satu alat penting dalam tata kelola administrasi perkantoran. Buku ini digunakan untuk mencatat setiap surat yang masuk dan keluar dari kantor, sehingga memudahkan dalam melacak, mengendalikan, dan mengarsipkan surat-surat tersebut.

Berikut ini contoh buku agenda keluar masuk surat yang dapat Anda gunakan:

1. Format Buku Agenda Keluar Masuk Surat

Hal. 1:

• Judul: Buku Agenda Keluar Masuk Surat
• Nama Instansi: [Nama Instansi]
• Tahun: [Tahun]

Hal. 2:

• Daftar Isi:
  • Daftar Surat Masuk:
    • Nomor Surat Masuk
    • Tanggal Surat
    • Pengirim
    • Perihal
    • Tanggal Diterima
    • Catatan
  • Daftar Surat Keluar:
    • Nomor Surat Keluar
    • Tanggal Surat
    • Penerima
    • Perihal
    • Tanggal Dikirim
    • Catatan

Hal. 3 - ...:

• Bagian Surat Masuk:

  No. Surat Masuk	Tanggal Surat	Pengirim	Perihal	Tanggal Diterima	Catatan
  ...	...	...	...	...	...

• Bagian Surat Keluar:

  No. Surat Keluar	Tanggal Surat	Penerima	Perihal	Tanggal Dikirim	Catatan
  ...	...	...	...	...	...

2. Penjelasan Kolom:

Surat Masuk:

• No. Surat Masuk: Nomor surat yang tertera pada surat yang diterima.
• Tanggal Surat: Tanggal surat yang tertera pada surat yang diterima.
• Pengirim: Nama dan alamat pengirim surat.
• Perihal: Singkat tentang isi surat.
• Tanggal Diterima: Tanggal surat diterima di kantor.
• Catatan: Kolom untuk mencatat informasi tambahan, seperti nama penerima surat di kantor, disposisi surat, dan lain sebagainya.

Surat Keluar:

• No. Surat Keluar: Nomor surat yang diberikan oleh instansi pengirim.
• Tanggal Surat: Tanggal surat yang tertera pada surat yang dikirim.
• Penerima: Nama dan alamat penerima surat.
• Perihal: Singkat tentang isi surat.
• Tanggal Dikirim: Tanggal surat dikirim.
• Catatan: Kolom untuk mencatat informasi tambahan, seperti metode pengiriman surat (pos, kurir, email), nomor resi pengiriman, dan lain sebagainya.

3. Keuntungan Menggunakan Buku Agenda Keluar Masuk Surat

• Memudahkan pelacakan surat: Dengan mencatat semua surat masuk dan keluar, Anda dapat dengan mudah mencari surat yang dibutuhkan.
• Meningkatkan efisiensi: Buku agenda membantu mengatur dan mengendalikan alur surat, sehingga proses pengolahan surat menjadi lebih efisien.
• Menjaga kerahasiaan: Buku agenda membantu menjamin keamanan dan kerahasiaan surat, karena hanya orang yang berwenang yang dapat mengaksesnya.
• Memudahkan penyimpanan dan arsip: Buku agenda memudahkan dalam pengarsipan surat, karena informasi tentang surat telah tercatat dengan baik.

4. Tips Penggunaan Buku Agenda

• Isi buku agenda dengan rapi dan teratur.
• Gunakan tinta yang tidak mudah pudar.
• Simpan buku agenda di tempat yang aman dan mudah diakses.
• Periksa dan perbarui buku agenda secara berkala.

Dengan menggunakan buku agenda keluar masuk surat, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas tata kelola administrasi perkantoran.