Contoh Surat Dinas: Format, Isi, dan Tata Cara Penulisan
Surat dinas merupakan bentuk komunikasi tertulis resmi yang digunakan dalam kegiatan administrasi suatu instansi, baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas memiliki format dan tata cara penulisan yang baku dan harus diikuti dengan cermat.
Berikut ini contoh surat dinas yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Dinas Permohonan Izin Kunjungan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Sekolah
SMA Negeri 1 Jakarta
di tempat
Perihal: Permohonan Izin Kunjungan
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami dari [Nama Instansi/Organisasi], bermaksud mengajukan permohonan izin kunjungan ke SMA Negeri 1 Jakarta pada tanggal [Tanggal kunjungan], pukul [Jam kunjungan]. Kunjungan ini bertujuan untuk [Tujuan kunjungan].
Kami bermaksud untuk bertemu dengan [Nama orang yang ingin ditemui] untuk [Tujuan pertemuan]. Kami berharap kunjungan ini dapat berjalan lancar dan bermanfaat bagi kedua belah pihak.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Nama Instansi/Organisasi]
[Nomor Telepon]
Format dan Isi Surat Dinas
Berikut adalah format dan isi umum yang harus terdapat dalam surat dinas:
1. Kop Surat
- Nama Instansi/Organisasi: Nama lengkap instansi atau organisasi pengirim.
- Alamat: Alamat lengkap instansi atau organisasi pengirim.
- Nomor Telepon: Nomor telepon yang dapat dihubungi.
- Nomor Surat: Nomor urut surat yang dikeluarkan.
- Tanggal Surat: Tanggal surat ditulis.
2. Perihal:
- Judul singkat mengenai isi surat.
3. Salam Pembuka:
- Biasanya menggunakan "Kepada Yth." diikuti dengan nama dan jabatan penerima surat.
4. Isi Surat:
- Tujuan surat dijelaskan secara singkat dan jelas.
- Isi pokok surat disampaikan secara sistematis dan runtut.
- Informasi penting dicantumkan dengan detail.
5. Salam Penutup:
- Biasanya menggunakan "Hormat kami," atau "Demikian surat ini kami sampaikan."
6. Tanda Tangan dan Nama Jelas:
- Nama lengkap pengirim surat dan jabatannya ditulis di bawah tanda tangan.
7. Lampiran (jika ada):
- Sebutkan nama lampiran yang disertakan.
Tata Cara Penulisan Surat Dinas
- Gunakan bahasa yang baku, resmi, dan mudah dipahami.
- Hindari penggunaan bahasa gaul atau slang.
- Gunakan kalimat yang singkat, padat, dan jelas.
- Susun kalimat dengan struktur yang benar.
- Perhatikan penulisan ejaan dan tanda baca.
- Ketik dengan rapi dan menggunakan font yang mudah dibaca.
- Gunakan kertas berukuran A4.
- Surat dinas dapat dicetak atau ditulis tangan dengan tinta berwarna hitam.
Tips Menulis Surat Dinas
- Pastikan informasi yang ditulis di dalam surat benar dan akurat.
- Perhatikan etika dan sopan santun dalam penulisan.
- Selalu periksa kembali surat sebelum dikirim.
Jenis-jenis Surat Dinas
Ada beberapa jenis surat dinas, di antaranya:
- Surat Permohonan: Untuk mengajukan permohonan sesuatu.
- Surat Pengantar: Untuk memperkenalkan seseorang atau sesuatu.
- Surat Edaran: Untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang.
- Surat Laporan: Untuk menyampaikan hasil kegiatan atau penelitian.
- Surat Undangan: Untuk mengundang seseorang atau instansi ke suatu acara.
Dengan memahami format, isi, dan tata cara penulisan surat dinas, Anda dapat membuat surat dinas yang baik dan efektif untuk berbagai keperluan.
