Bentuk Surat Dinas dan Contohnya
Surat dinas merupakan surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah, lembaga, dan organisasi untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau permintaan kepada pihak lain. Bentuk dan isi surat dinas diatur dalam peraturan perundang-undangan dan standar tata bahasa.
Bentuk Surat Dinas
Surat dinas memiliki bentuk baku yang terdiri dari beberapa bagian penting, yaitu:
1. Kop Surat
- Nama Instansi: Nama lengkap instansi pengirim.
- Logo Instansi: Logo instansi, jika ada.
- Alamat Instansi: Alamat lengkap instansi pengirim.
- Nomor Telepon: Nomor telepon instansi pengirim.
- Nomor Faksimili: Nomor faksimili instansi pengirim (jika ada).
- Website: Alamat website instansi pengirim (jika ada).
2. Nomor Surat
- Nomor Agenda: Nomor surat yang tercantum dalam agenda surat.
- Tanggal Surat: Tanggal pembuatan surat.
3. Lampiran
- Mencantumkan jumlah dan jenis lampiran yang disertakan dalam surat, jika ada.
4. Perihal
- Ringkasan singkat isi surat yang menjadi pokok pembahasan.
5. Alamat Penerima
- Kepada Yth. (Kepada Yang Terhormat)
- Nama Penerima: Nama lengkap penerima surat.
- Jabatan Penerima: Jabatan penerima surat.
- Instansi Penerima: Nama lengkap instansi penerima.
- Alamat Penerima: Alamat lengkap instansi penerima.
6. Isi Surat
- Merupakan bagian inti surat yang memuat informasi, instruksi, atau permintaan yang ingin disampaikan.
- Bahasa yang digunakan harus resmi, sopan, dan mudah dipahami.
- Isi surat harus jelas, padat, dan ringkas.
7. Penutup
- Salam Penutup: Salam hormat yang digunakan dalam surat dinas, contohnya "Hormat kami" atau "Demikian surat ini kami sampaikan".
- Nama Pengirim: Nama lengkap pengirim surat.
- Jabatan Pengirim: Jabatan pengirim surat.
8. Tanda Tangan
- Tanda tangan pengirim surat.
9. Stempel
- Stempel instansi pengirim surat.
Contoh Surat Dinas
Surat Dinas Permohonan Izin Kunjungan
[Kop Surat]
[Nomor Surat]
Lampiran: -
Perihal: Permohonan Izin Kunjungan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Sekolah
[Nama Sekolah]
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kunjungan studi lapangan oleh siswa/i kelas [Nama Kelas] [Nama Sekolah] ke [Nama Instansi], kami mohon perkenan Bapak/Ibu untuk memberikan izin kunjungan kepada rombongan kami yang berjumlah [Jumlah Siswa] orang. Kunjungan ini akan dilaksanakan pada tanggal [Tanggal] pukul [Waktu] hingga [Waktu] WIB.
Kami mohon Bapak/Ibu dapat memberikan persetujuan atas permohonan ini dan kami bersedia mematuhi peraturan dan tata tertib yang berlaku di [Nama Instansi].
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
Catatan:
- Contoh surat dinas di atas hanya contoh dasar, dan dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan.
- Penggunaan bahasa yang tepat dan formal sangat penting dalam surat dinas.
- Pastikan semua bagian surat tercantum dengan lengkap dan benar.
Tips Menulis Surat Dinas
- Gunakan bahasa resmi dan sopan.
- Pastikan isi surat jelas, padat, dan ringkas.
- Gunakan struktur dan format yang baku.
- Periksa kembali ketepatan penulisan sebelum mengirimkan surat.
Kesimpulan
Surat dinas merupakan media resmi komunikasi antar instansi, lembaga, dan organisasi. Memiliki format baku yang harus dipatuhi untuk menjaga keseragaman dan kejelasan informasi. Penting untuk memahami bentuk, struktur, dan contoh surat dinas untuk membantu dalam penyusunan surat yang efektif dan profesional.
