Contoh Surat Dinas: Panduan Lengkap dan Cara Membuatnya
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan dalam dunia kerja. Surat ini memiliki format dan struktur yang baku dan digunakan untuk menyampaikan berbagai informasi penting, baik di dalam maupun di luar instansi.
Berikut ini adalah contoh surat dinas beserta penjelasan lengkapnya:
Contoh Surat Dinas
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Jabatan]
[Nama Instansi]
Di tempat
Perihal: [Perihal Surat]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Instansi Pengirim] ingin menyampaikan [isi surat].
[Rincian isi surat dan penjelasan lebih detail].
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Pengirim]
[Nama Instansi Pengirim]
[Nomor Telepon/Fax]
[Alamat Email]
Penjelasan Setiap Bagian Surat Dinas:
1. Kop Surat:
- Nama Instansi: Sebutkan nama instansi pengirim surat.
- Alamat: Cantumkan alamat lengkap instansi pengirim.
- Nomor Telepon/Fax: Sertakan nomor telepon dan faksimili instansi.
- Website/Email: Tuliskan website dan alamat email instansi jika ada.
2. Tanggal Surat:
- Tuliskan tanggal surat dengan format standar (contoh: 20 Januari 2023).
3. Nomor Surat:
- Gunakan format nomor surat yang berlaku di instansi Anda.
- Pastikan nomor surat unik dan tidak terulang.
4. Lampiran:
- Jika surat disertai lampiran, tuliskan jumlah dan jenis lampirannya.
5. Perihal:
- Tuliskan pokok bahasan atau isi surat dengan jelas dan singkat.
6. Alamat Penerima:
- Tuliskan "Kepada Yth." sebagai sapaan hormat.
- Cantumkan nama lengkap dan jabatan penerima.
- Tuliskan nama instansi penerima.
- Tuliskan "Di tempat" sebagai keterangan alamat.
7. Isi Surat:
- Buat paragraf pembuka yang berisi tujuan penulisan surat.
- Jelaskan isi surat dengan jelas, ringkas, dan padat.
- Gunakan bahasa yang sopan dan formal.
- Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau terlalu emosional.
8. Penutup:
- Tuliskan kalimat penutup yang berisi ucapan terima kasih dan harapan.
- Tuliskan "Hormat kami" sebagai tanda penghormatan.
9. Nama dan Jabatan Pengirim:
- Tuliskan nama lengkap dan jabatan pengirim.
10. Nama Instansi Pengirim:
- Tuliskan nama instansi pengirim.
11. Nomor Telepon/Fax:
- Tuliskan nomor telepon dan faksimili pengirim.
12. Alamat Email:
- Tuliskan alamat email pengirim.
Tips Membuat Surat Dinas:
- Gunakan bahasa yang resmi dan formal.
- Hindari penggunaan singkatan atau bahasa gaul.
- Gunakan kalimat yang mudah dipahami dan tidak bertele-tele.
- Pastikan tata bahasa dan ejaan benar.
- Tulis dengan rapi dan mudah dibaca.
- Gunakan kertas berlogo instansi dan amplop surat resmi.
Jenis-jenis Surat Dinas:
Surat dinas memiliki berbagai jenis, di antaranya:
- Surat Edaran: Surat yang ditujukan kepada banyak pihak untuk menyampaikan informasi atau instruksi.
- Surat Permohonan: Surat yang diajukan untuk meminta bantuan atau ijin.
- Surat Pengantar: Surat yang digunakan untuk memperkenalkan seseorang atau dokumen.
- Surat Laporan: Surat yang berisi tentang informasi atau hasil suatu kegiatan.
- Surat Undangan: Surat yang ditujukan untuk mengundang seseorang ke suatu acara.
Semoga contoh surat dinas di atas dan tipsnya membantu Anda dalam membuat surat dinas yang efektif dan profesional.
