Contoh Buku Agenda Surat Keluar PPS
Buku agenda surat keluar merupakan salah satu dokumen penting dalam administrasi perkantoran, terutama untuk lembaga pemerintahan dan instansi. Buku ini berfungsi mencatat semua surat keluar yang telah diterbitkan oleh lembaga tersebut, lengkap dengan detail informasi surat. Buku agenda surat keluar dapat dibedakan berdasarkan jenis instansi, seperti contoh buku agenda surat keluar PPS (Pusat Pelayanan dan Pengaduan) berikut ini.
Format Buku Agenda Surat Keluar PPS
Berikut contoh format buku agenda surat keluar yang dapat diterapkan oleh PPS:
1. Identitas Lembaga
- Nama Lembaga: Pusat Pelayanan dan Pengaduan (PPS)
- Alamat Lembaga: (Alamat lengkap)
- Nomor Telepon: (Nomor telepon)
- Website: (Alamat website)
2. Judul: Buku Agenda Surat Keluar
3. Kolom-Kolom dalam Buku Agenda Surat Keluar
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Lampiran | Kepada | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-04-01 | PPS/001/IV/2023 | Permohonan Informasi | - | Bapak/Ibu X | - |
| 2 | 2023-04-05 | PPS/002/IV/2023 | Pengaduan Layanan | 1 lembar | Yth. Pimpinan | Diterima oleh Y |
| 3 | 2023-04-08 | PPS/003/IV/2023 | Tanggapan Pengaduan | - | Bapak/Ibu X | - |
| 4 | 2023-04-10 | PPS/004/IV/2023 | Surat Balasan | - | Yth. Pimpinan | - |
4. Informasi Tambahan
- Nomor Surat: Gunakan format PPS/XXX/MM/YYYY, dengan XXX merupakan nomor urut surat, MM adalah bulan, dan YYYY adalah tahun.
- Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat.
- Perihal: Singkat dan jelas tentang isi surat.
- Lampiran: Jumlah lampiran yang disertakan dalam surat.
- Kepada: Nama dan jabatan penerima surat.
- Catatan: Catatan tambahan, misalnya tanggal surat diterima oleh penerima.
Keuntungan Menggunakan Buku Agenda Surat Keluar
- Dokumentasi dan Arsip: Buku agenda surat keluar berfungsi sebagai dokumentasi dan arsip surat keluar yang dikeluarkan oleh PPS.
- Keamanan dan Kejelasan: Buku agenda surat keluar dapat membantu dalam menjaga keamanan dan kejelasan dalam proses administrasi surat keluar.
- Pelacakan dan Penyimpanan: Buku agenda surat keluar dapat membantu dalam melacak surat keluar dan menyimpannya secara terstruktur.
- Akses Informasi: Buku agenda surat keluar memudahkan dalam mengakses informasi tentang surat keluar yang telah diterbitkan.
Tips Menjalankan Buku Agenda Surat Keluar
- Lengkapi Data: Pastikan semua kolom dalam buku agenda surat keluar terisi dengan data lengkap dan akurat.
- Ketepatan Waktu: Catat surat keluar dengan tepat waktu, agar data terjaga.
- Tertib dan Rapi: Buku agenda surat keluar harus dijaga tetap tertib dan rapi, sehingga mudah diakses dan dikelola.
- Penomoran Berurutan: Pastikan penomoran surat keluar berjalan secara berurutan dan sistematis.
- Simpan dengan Aman: Simpan buku agenda surat keluar dengan aman dan terhindar dari kerusakan.
Dengan menggunakan contoh buku agenda surat keluar ini, PPS diharapkan dapat menjalankan administrasi surat keluar dengan baik, terstruktur, dan terorganisir. Hal ini akan sangat membantu PPS dalam menjalankan tugasnya untuk melayani dan mengadukan berbagai permasalahan yang terjadi di masyarakat.
