Contoh Laporan PKL Pengelolaan Surat Masuk
Pendahuluan
Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini disusun sebagai hasil dari pelaksanaan PKL di [Nama Instansi] pada periode [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Selesai]. Laporan ini membahas tentang pengelolaan surat masuk di instansi tersebut, khususnya mengenai penerimaan, pencatatan, pengarsipan, dan pendistribusian surat.
Tujuan PKL
Tujuan pelaksanaan PKL ini adalah untuk:
- Mempelajari dan memahami sistem pengelolaan surat masuk di [Nama Instansi].
- Menerapkan teori yang diperoleh di bangku kuliah dalam praktik pengelolaan surat masuk.
- Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan dalam bidang kearsipan, khususnya pada pengelolaan surat masuk.
Metodologi
Metode yang digunakan dalam pelaksanaan PKL ini adalah observasi, partisipasi aktif, dan studi literatur.
- Observasi: Mengamati secara langsung proses pengelolaan surat masuk di [Nama Instansi].
- Partisipasi Aktif: Membantu dalam pelaksanaan tugas pengelolaan surat masuk, seperti menerima surat, mencatat surat, mengarsipkan surat, dan mendistribusikan surat.
- Studi Literatur: Mempelajari literatur yang berkaitan dengan pengelolaan surat masuk dan kearsipan.
Pembahasan
1. Penerimaan Surat
- Prosedur Penerimaan Surat: Jelaskan prosedur penerimaan surat di instansi tersebut, termasuk:
- Siapa yang berwenang menerima surat.
- Bagaimana cara penerimaan surat (langsung, melalui pos, atau elektronik).
- Cara pengecekan surat (kelengkapan, alamat, dan lain-lain).
- Contoh: Di [Nama Instansi], surat diterima oleh bagian kearsipan. Surat yang diterima secara langsung dicek kelengkapannya, kemudian dicatat dalam buku register surat masuk. Surat yang diterima melalui pos dicek terlebih dahulu dan dilampiri surat penerimaan sebelum didistribusikan.
2. Pencatatan Surat
- Metode Pencatatan: Jelaskan metode pencatatan surat yang digunakan, seperti:
- Buku Register Surat Masuk: Berisi data tentang surat yang diterima, seperti nomor surat, tanggal surat, pengirim, perihal, dan tanggal diterima.
- Sistem Informasi Kearsipan: Sistem komputerisasi yang digunakan untuk mencatat dan mengelola surat masuk.
- Contoh: Di [Nama Instansi], pencatatan surat masuk dilakukan dengan menggunakan buku register surat masuk. Setiap surat yang diterima diberi nomor urut dan dicatat dalam buku register.
3. Pengarsipan Surat
- Metode Pengarsipan: Jelaskan metode pengarsipan surat yang digunakan, seperti:
- Sistem Arsip Berkas: Sistem arsip yang mengklasifikasikan surat berdasarkan subjek, jenis, dan periode.
- Sistem Arsip Elektronik: Sistem arsip digital yang menyimpan surat dalam bentuk digital.
- Contoh: Di [Nama Instansi], surat diarsikan dengan menggunakan sistem arsip berkas. Surat diklasifikasikan berdasarkan subjek dan periode, kemudian disimpan dalam folder arsip yang diberi label.
4. Pendistribusian Surat
- Prosedur Pendistribusian: Jelaskan prosedur pendistribusian surat ke bagian yang dituju, termasuk:
- Siapa yang berwenang mendistribusikan surat.
- Cara pendistribusian surat (langsung, melalui kurir, atau elektronik).
- Cara pengecekan penerimaan surat oleh penerima.
- Contoh: Di [Nama Instansi], surat didistribusikan oleh bagian kearsipan. Surat yang diterima di bagian kearsipan dilampiri nota dinas, kemudian dikirim ke bagian yang dituju melalui kurir internal.
Kesimpulan
Melalui pelaksanaan PKL di [Nama Instansi], penulis memperoleh pengalaman dan pengetahuan yang berharga mengenai pengelolaan surat masuk. Penulis memahami bahwa pengelolaan surat masuk yang efektif dan efisien sangat penting untuk kelancaran proses administrasi dan komunikasi di suatu instansi.
Saran
- Saran untuk Instansi: Berikan saran untuk meningkatkan sistem pengelolaan surat masuk di instansi tersebut, seperti:
- Meningkatkan sistem informasi kearsipan untuk memudahkan proses pencatatan dan pengarsipan surat.
- Melakukan pelatihan kepada petugas kearsipan untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan dalam pengelolaan surat masuk.
- Saran untuk Mahasiswa: Berikan saran untuk mahasiswa yang akan melakukan PKL di bidang kearsipan, seperti:
- Mempersiapkan diri dengan mempelajari teori dan praktik pengelolaan surat masuk.
- Aktif dalam berpartisipasi dan bertanya selama pelaksanaan PKL.
- Mencatat semua pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh selama PKL.
Lampiran
- Daftar Riwayat Hidup
- Surat Keterangan PKL
- Dokumentasi PKL
Catatan:
- Isi laporan ini hanyalah contoh dan dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan.
- Pastikan untuk menyertakan data dan informasi yang akurat dan sesuai dengan kenyataan.
- Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang tidak umum.
