Contoh Buku Surat Masuk dan Keluar Kantor
Dalam operasional kantor, buku surat masuk dan keluar merupakan dokumen penting yang berfungsi mencatat semua surat yang diterima dan dikirim oleh kantor. Buku ini berperan dalam sistem administrasi kantor untuk:
- Mencatat dan mengendalikan surat secara sistematis.
- Memudahkan pencarian dan pengarsipan surat.
- Menjadi bukti tertulis tentang surat yang telah diterima dan dikirim.
Berikut adalah contoh format buku surat masuk dan keluar kantor:
Buku Surat Masuk
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-10 | 001/SM/DIV-HRD/III/2023 | Permohonan Izin Cuti | PT. Mitra Sejahtera | Bapak/Ibu HRD | Diterima oleh Bapak/Ibu Budi |
| 2 | 2023-03-12 | 002/SM/DIV-FIN/III/2023 | Laporan Keuangan Triwulan I | PT. Harapan Bangsa | Bapak/Ibu Keuangan | Diterima oleh Bapak/Ibu Rini |
| 3 | 2023-03-15 | 003/SM/DIV-MKT/III/2023 | Proposal Kerjasama | PT. Cahaya Terang | Bapak/Ibu Marketing | Diterima oleh Bapak/Ibu Dian |
Buku Surat Keluar
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Pengirim | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-10 | 001/SK/DIV-HRD/III/2023 | Persetujuan Izin Cuti | Bapak/Ibu Budi | PT. Mitra Sejahtera | Dikirim melalui Pos |
| 2 | 2023-03-12 | 002/SK/DIV-FIN/III/2023 | Laporan Keuangan Triwulan I | Bapak/Ibu Rini | PT. Harapan Bangsa | Dikirim melalui Kurir |
| 3 | 2023-03-15 | 003/SK/DIV-MKT/III/2023 | Jawaban Proposal Kerjasama | Bapak/Ibu Dian | PT. Cahaya Terang | Dikirim melalui Email |
Keterangan:
- No. : Nomor urut surat masuk/keluar.
- Tanggal Surat : Tanggal surat diterima/dikirim.
- Nomor Surat : Nomor surat yang tertera pada surat.
- Perihal : Isi ringkasan surat.
- Pengirim/Penerima : Nama dan alamat pengirim/penerima surat.
- Catatan : Catatan tambahan, seperti cara pengiriman, status surat, dan lain-lain.
Tips dalam Mengelola Buku Surat
- Gunakan buku yang berkualitas dan tahan lama.
- Isilah buku dengan rapi dan jelas.
- Simpan buku di tempat yang aman dan mudah diakses.
- Buatlah sistem penomoran yang mudah dipahami.
- Pastikan buku surat diupdate secara berkala.
Dengan menggunakan buku surat yang terstruktur dan terorganisir, Anda dapat mengelola surat-surat kantor dengan lebih efektif dan efisien.
