Contoh Daftar Surat Keluar Masuk
Daftar surat keluar masuk merupakan dokumen penting dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dokumen ini mencatat semua surat yang keluar dan masuk, sehingga memudahkan dalam melacak, mengarsip, dan mencari informasi terkait surat-surat tersebut.
Berikut adalah contoh format daftar surat keluar masuk yang bisa Anda gunakan:
Format Daftar Surat Keluar
| No. | Tanggal | Nomor Surat | Perihal | Tujuan | Lampiran | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-15 | 001/KLM/III/2023 | Permohonan Kerja Sama | PT. Sejahtera | - | Surat telah dikirim melalui kurir |
| 2 | 2023-03-18 | 002/KLM/III/2023 | Undangan Rapat | Bapak/Ibu Pimpinan | - | Surat telah dikirim melalui email |
| 3 | 2023-03-20 | 003/KLM/III/2023 | Laporan Kegiatan | PT. Sukses | 1 lembar | Surat telah dikirim melalui pos |
Format Daftar Surat Masuk
| No. | Tanggal | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Lampiran | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-16 | 001/PT. Sejahtera/III/2023 | Jawaban Permohonan Kerja Sama | PT. Sejahtera | - | Surat diterima melalui kurir |
| 2 | 2023-03-19 | 002/PT. Sukses/III/2023 | Konfirmasi Hadir Rapat | PT. Sukses | - | Surat diterima melalui email |
| 3 | 2023-03-21 | 003/PT. Maju/III/2023 | Penawaran Kerjasama | PT. Maju | 1 lembar | Surat diterima melalui pos |
Catatan:
- No: Nomor urut surat.
- Tanggal: Tanggal surat keluar/masuk.
- Nomor Surat: Nomor surat keluar/masuk.
- Perihal: Singkat mengenai isi surat.
- Tujuan/Pengirim: Nama/instansi tujuan/pengirim surat.
- Lampiran: Jumlah lampiran surat.
- Keterangan: Keterangan tambahan terkait surat, seperti cara pengiriman, cara penerimaan, dan lain-lain.
Tips Membuat Daftar Surat Keluar Masuk:
- Gunakan format yang konsisten untuk memudahkan pencarian dan pengarsipan.
- Gunakan sistem penomoran yang jelas dan mudah dipahami.
- Simpan data dengan rapi dan teratur.
- Buat backup secara berkala untuk mencegah kehilangan data.
- Teliti dan akurat dalam mencatat data surat keluar/masuk.
Dengan menggunakan contoh format daftar surat keluar masuk ini dan memperhatikan tips di atas, Anda dapat membuat sistem pencatatan surat yang efektif dan efisien di organisasi atau perusahaan Anda.
