Contoh Format Buku Surat Masuk dan Surat Keluar
Buku surat merupakan alat penting dalam manajemen surat menyurat di suatu organisasi. Buku surat berfungsi untuk mencatat dan menata surat-surat yang masuk dan keluar dari organisasi, sehingga dapat diakses dan dikelola dengan mudah.
Format Buku Surat Masuk
Berikut adalah contoh format buku surat masuk:
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-15 | 001/SM/DIV-HRD/III/2023 | Permohonan Magang | PT. ABC | Diperiksa dan diteruskan ke Divisi HRD |
| 2 | 2023-03-17 | 002/SP/DIV-MKT/III/2023 | Pemberitahuan Promosi | PT. XYZ | Ditanggapi dan dibalas |
| 3 | 2023-03-20 | 003/SP/DIV-FIN/III/2023 | Pembayaran Tagihan | PT. DEF | Diteruskan ke Divisi Keuangan |
Keterangan:
- No. : Nomor urut surat masuk.
- Tanggal Surat : Tanggal surat yang diterima.
- Nomor Surat : Nomor surat yang diterima.
- Perihal : Isi singkat dari surat.
- Pengirim : Nama pengirim surat.
- Catatan : Catatan singkat mengenai surat, seperti status surat, disposisi, atau tindakan yang harus dilakukan.
Format Buku Surat Keluar
Berikut adalah contoh format buku surat keluar:
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-03-16 | 001/SK/DIV-HRD/III/2023 | Balasan Permohonan Magang | PT. ABC | Dikirim melalui email |
| 2 | 2023-03-18 | 002/SK/DIV-MKT/III/2023 | Undangan Rapat | PT. XYZ | Dikirim via kurir |
| 3 | 2023-03-21 | 003/SK/DIV-FIN/III/2023 | Konfirmasi Pembayaran | PT. DEF | Dikirim melalui email |
Keterangan:
- No. : Nomor urut surat keluar.
- Tanggal Surat : Tanggal surat dibuat.
- Nomor Surat : Nomor surat yang dikirim.
- Perihal : Isi singkat dari surat.
- Penerima : Nama penerima surat.
- Catatan : Catatan singkat mengenai surat, seperti metode pengiriman, status surat, atau tindakan yang telah dilakukan.
Tips Membuat Buku Surat
- Gunakan format yang konsisten dan mudah dipahami.
- Pastikan buku surat terorganisir dengan baik dan mudah diakses.
- Simpan buku surat dengan aman dan terhindar dari kerusakan.
- Perbarui buku surat secara berkala dan pastikan informasi yang tercantum di dalamnya akurat.
Dengan menggunakan format buku surat yang baik, organisasi dapat mengelola surat menyurat secara efektif dan efisien.
