Contoh Format Surat yang Benar
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang penting dalam berbagai bidang kehidupan. Baik dalam konteks formal maupun informal, surat digunakan untuk menyampaikan informasi, permohonan, laporan, dan lain sebagainya. Agar surat yang dibuat efektif dan profesional, penting untuk memahami format surat yang benar. Berikut ini contoh format surat yang benar beserta penjelasannya:
1. Kop Surat
Kop surat terletak di bagian atas surat dan berisi identitas pengirim surat. Kop surat biasanya memuat:
- Nama Instansi/Perusahaan/Organisasi: Nama lengkap instansi, perusahaan, atau organisasi yang mengirimkan surat.
- Alamat: Alamat lengkap instansi, perusahaan, atau organisasi.
- Nomor Telepon: Nomor telepon yang dapat dihubungi.
- Nomor Fax (Opsional): Nomor faksimile jika tersedia.
- Website (Opsional): Alamat website instansi, perusahaan, atau organisasi.
- Email (Opsional): Alamat email instansi, perusahaan, atau organisasi.
- Logo (Opsional): Logo instansi, perusahaan, atau organisasi.
Contoh Kop Surat:
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Telp: (021) 1234567
Fax: (021) 1234568
www.abc.co.id
[email protected]
2. Nomor Surat
Nomor surat terletak di bawah kop surat dan berfungsi sebagai identitas surat. Nomor surat biasanya memuat:
- Kode Instansi: Kode yang menunjukkan instansi, perusahaan, atau organisasi yang mengirimkan surat.
- Tahun: Tahun surat dibuat.
- Nomor Urut: Nomor urut surat yang dibuat pada tahun tersebut.
Contoh Nomor Surat:
SURAT NO. 001/ABC/VI/2023
3. Lampiran
Lampiran terletak di bawah nomor surat dan menunjukkan adanya dokumen tambahan yang disertakan dalam surat. Jika tidak ada lampiran, bagian ini dapat dihilangkan.
Contoh Lampiran:
Lampiran: 1 (satu) berkas
4. Perihal
Perihal terletak di bawah lampiran dan berisi ringkasan singkat tentang isi surat. Perihal harus jelas dan ringkas agar penerima surat dapat langsung mengetahui topik yang dibahas.
Contoh Perihal:
Perihal: Permohonan Izin Penelitian
5. Tempat dan Tanggal
Tempat dan tanggal terletak di bawah perihal dan menunjukkan lokasi dan waktu surat dibuat.
Contoh Tempat dan Tanggal:
Jakarta, 15 Juni 2023
6. Kepada Yth.
Kepada Yth. terletak di bawah tempat dan tanggal dan digunakan untuk menyapa penerima surat dengan hormat. Setelah "Kepada Yth." diikuti dengan nama lengkap dan jabatan penerima surat.
Contoh Kepada Yth.:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima Surat]
Jabatan [Jabatan Penerima Surat]
[Instansi Penerima Surat]
7. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian utama dari surat dan berisi informasi, permohonan, laporan, atau pesan yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Isi surat harus disusun secara sistematis, logis, dan mudah dipahami.
Contoh Isi Surat:
- Salam pembuka: Diawali dengan salam hormat, contohnya "Dengan hormat,"
- Isi pokok surat: Menyampaikan informasi, permohonan, laporan, atau pesan yang ingin disampaikan.
- Penutup: Menutup surat dengan ungkapan terima kasih, harapan, atau salam penutup yang sesuai.
8. Nama dan Tanda Tangan Pengirim
Nama dan tanda tangan pengirim terletak di bagian bawah surat dan berisi nama lengkap dan tanda tangan pengirim surat.
Contoh Nama dan Tanda Tangan Pengirim:
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
9. Stempel (Opsional)
Stempel terletak di bawah nama dan tanda tangan pengirim dan berfungsi sebagai tanda sahnya surat. Stempel biasanya digunakan oleh instansi, perusahaan, atau organisasi resmi.
Contoh Format Surat Lengkap:
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Telp: (021) 1234567
Fax: (021) 1234568
www.abc.co.id
[email protected]
SURAT NO. 001/ABC/VI/2023
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal: Permohonan Izin Penelitian
Jakarta, 15 Juni 2023
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima Surat]
Jabatan [Jabatan Penerima Surat]
[Instansi Penerima Surat]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami mohon izin untuk melakukan penelitian di [Tempat Penelitian] dengan tema "[Tema Penelitian]". Penelitian ini akan dilaksanakan pada tanggal [Tanggal Penelitian] hingga [Tanggal Penelitian].
Kami harap permohonan ini dapat disetujui. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
Catatan:
- Format surat dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan ketentuan instansi, perusahaan, atau organisasi yang bersangkutan.
- Gunakan bahasa yang sopan, jelas, dan mudah dipahami.
- Periksa kembali surat sebelum dikirim untuk menghindari kesalahan.
Semoga contoh format surat yang benar ini bermanfaat bagi Anda.
