Contoh Formulir Register Surat Masuk dan Informasi Penting di Dalamnya
Formulir register surat masuk merupakan alat penting dalam sistem administrasi perkantoran. Formulir ini berfungsi untuk mencatat semua surat masuk yang diterima oleh suatu instansi atau organisasi. Dengan menggunakan formulir register surat masuk, Anda dapat:
- Mencatat semua surat masuk secara sistematis dan terstruktur.
- Mempermudah pencarian dan pengarsipan surat.
- Mencegah kehilangan surat.
- Mengelola surat dengan lebih efisien.
Informasi Penting yang Harus Ada pada Formulir Register Surat Masuk
Berikut adalah informasi penting yang harus ada pada formulir register surat masuk:
Identitas Surat
- Nomor Surat: Nomor surat yang tertera pada surat.
- Tanggal Surat: Tanggal surat yang tertera pada surat.
- Perihal: Singkat dan jelas mengenai isi surat.
- Pengirim: Nama pengirim surat, instansi/organisasi pengirim, dan alamat pengirim.
Identitas Penerima
- Nomor Register: Nomor unik yang diberikan pada setiap surat masuk.
- Tanggal Terima: Tanggal surat diterima oleh instansi/organisasi.
- Tujuan Surat: Bagian atau instansi yang dituju di dalam organisasi.
- Petugas Penerima: Nama petugas yang menerima surat.
Informasi Tambahan
- Status Surat: Menunjukkan status surat, seperti "Sudah Dibaca" atau "Sedang Diproses".
- Catatan: Catatan khusus mengenai surat, misalnya jenis surat atau tindak lanjut.
- Lampiran: Jumlah lampiran yang disertakan dalam surat.
Contoh Formulir Register Surat Masuk
Berikut ini contoh formulir register surat masuk:
| Nomor Register | Nomor Surat | Tanggal Surat | Perihal | Pengirim | Tanggal Terima | Tujuan | Petugas Penerima | Status | Catatan | Lampiran |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 001/SM/2023 | 001/DIKTI/2023 | 10 Januari 2023 | Permohonan Bantuan Dana | Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi | 12 Januari 2023 | Bagian Keuangan | Budiman | Dibaca | - | 2 |
| 002/SM/2023 | 002/PTN/2023 | 15 Januari 2023 | Undangan Rapat | Universitas Negeri Jakarta | 17 Januari 2023 | Rektorat | Wulan | Dibaca | - | 1 |
| 003/SM/2023 | 003/PEMDA/2023 | 20 Januari 2023 | Laporan Kegiatan | Pemerintah Daerah | 22 Januari 2023 | Bagian Humas | Siska | Dibaca | - | 3 |
Kesimpulan
Formulir register surat masuk merupakan alat penting dalam pengelolaan surat masuk. Dengan menggunakan formulir ini, Anda dapat mencatat, melacak, dan mengelola surat dengan lebih mudah dan efisien. Pastikan formulir register surat masuk Anda berisi informasi yang lengkap dan akurat agar proses administrasi berjalan lancar.
