Contoh Kartu Kendali Surat Keluar yang Sudah Diisi
Berikut ini adalah contoh kartu kendali surat keluar yang sudah diisi, lengkap dengan informasi penting yang perlu dicantumkan:
Kartu Kendali Surat Keluar
Nomor Surat: 001/SK/DIV-MKT/I/2023
Tanggal Surat: 05 Januari 2023
Perihal: Permohonan Kerjasama Promosi
Tujuan: PT. Cahaya Nusantara
Alamat Tujuan: Jl. Raya Jakarta - Bogor Km 20, Bogor, Jawa Barat
Lampiran: 1 (satu) berkas
Dikirim Melalui: Kurir Pribadi
Tanggal Dikirim: 05 Januari 2023
Penerima Surat: Bapak Hendra
Jabatan Penerima: Direktur Utama
Catatan: -
Keterangan: Surat ini berisi permohonan kerjasama promosi untuk produk baru perusahaan kami.
Dibuat Oleh:
Nama: [Nama Pembuat Surat]
Jabatan: [Jabatan Pembuat Surat]
Tanda Tangan:
Tanggal: 05 Januari 2023
Keterangan:
- Nomor Surat: Nomor surat keluar yang unik dan berurutan.
- Tanggal Surat: Tanggal pembuatan surat.
- Perihal: Singkat dan jelas mengenai isi surat.
- Tujuan: Nama dan alamat lengkap penerima surat.
- Lampiran: Jumlah lampiran yang disertakan dalam surat.
- Dikirim Melalui: Cara pengiriman surat (misalnya: pos, kurir, email).
- Tanggal Dikirim: Tanggal surat dikirim.
- Penerima Surat: Nama penerima surat.
- Jabatan Penerima: Jabatan penerima surat.
- Catatan: Catatan penting mengenai surat (misalnya: status surat, tanggal terima kembali).
- Keterangan: Deskripsi singkat mengenai isi surat.
- Dibuat Oleh: Nama dan jabatan pembuat surat.
- Tanda Tangan: Tanda tangan pembuat surat.
- Tanggal: Tanggal surat dibuat.
Manfaat Kartu Kendali Surat Keluar:
- Melacak surat keluar: Dengan kartu kendali, Anda dapat melacak keberadaan surat yang telah dikirim.
- Meningkatkan efisiensi: Kartu kendali membantu Anda mengatur dan mengontrol surat keluar dengan lebih terstruktur.
- Mempermudah pencarian: Anda dapat dengan mudah menemukan surat keluar dengan nomor surat atau tanggal pengiriman.
- Meningkatkan akuntabilitas: Kartu kendali memberikan catatan lengkap mengenai surat keluar, sehingga memudahkan dalam pelacakan dan pertanggungjawaban.
Tips Membuat Kartu Kendali Surat Keluar:
- Buat desain yang sederhana dan mudah dipahami.
- Gunakan kolom-kolom yang relevan dengan kebutuhan Anda.
- Pastikan informasi yang dicantumkan akurat dan lengkap.
- Simpan kartu kendali dengan rapi dan terorganisir.
Kesimpulan:
Kartu kendali surat keluar merupakan alat yang penting dalam mengatur dan mengontrol surat keluar dalam sebuah organisasi. Dengan menggunakan kartu kendali, Anda dapat melacak keberadaan surat, meningkatkan efisiensi, dan mempermudah pencarian surat keluar.
