Contoh Kartu Kendali Surat Masuk dan Surat Keluar
Kartu kendali surat masuk dan surat keluar adalah alat penting dalam mengelola alur surat di sebuah organisasi. Kartu kendali berfungsi untuk mencatat dan melacak setiap surat yang masuk dan keluar, sehingga mempermudah proses penyelesaian dan penyimpanan. Berikut adalah contoh kartu kendali surat masuk dan surat keluar:
Kartu Kendali Surat Masuk
Contoh:
| No. | Tanggal Penerimaan | No. Surat | Pengirim | Perihal | Diteruskan Ke | Tanggal Diteruskan | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SM/X-2023 | PT. ABC | Permohonan Kerjasama | Bapak/Ibu Y | 2023-10-26 | - |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SM/Y-2023 | Bapak/Ibu Z | Undangan Rapat | - | - | |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SM/Z-2023 | Dinas Pendidikan | Laporan Kegiatan | - | - |
Keterangan:
- No. : Nomor urut surat masuk.
- Tanggal Penerimaan : Tanggal surat diterima.
- No. Surat : Nomor surat yang diterima.
- Pengirim : Nama atau instansi pengirim surat.
- Perihal : Singkatnya isi surat.
- Diteruskan Ke : Nama atau bagian yang akan menerima surat untuk diproses.
- Tanggal Diteruskan : Tanggal surat diteruskan ke penerima.
- Catatan : Kolom ini digunakan untuk mencatat hal-hal penting terkait surat, seperti status surat, tanggal balasan, dll.
Kartu Kendali Surat Keluar
Contoh:
| No. | Tanggal Pengiriman | No. Surat | Penerima | Perihal | Dikirim Oleh | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SK/X-2023 | PT. ABC | Balasan Permohonan Kerjasama | Bapak/Ibu Y | - |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SK/Y-2023 | Bapak/Ibu Z | Konfirmasi Undangan Rapat | - | |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SK/Z-2023 | Dinas Pendidikan | Laporan Kegiatan | - |
Keterangan:
- No. : Nomor urut surat keluar.
- Tanggal Pengiriman : Tanggal surat dikirim.
- No. Surat : Nomor surat yang dikirim.
- Penerima : Nama atau instansi penerima surat.
- Perihal : Singkatnya isi surat.
- Dikirim Oleh : Nama orang yang mengirimkan surat.
- Catatan : Kolom ini digunakan untuk mencatat hal-hal penting terkait surat, seperti status surat, tanggal balasan, dll.
Manfaat Kartu Kendali Surat:
- Melacak surat masuk dan keluar: Dengan mencatat detail surat, Anda dapat melacak setiap surat dengan mudah.
- Meningkatkan efisiensi: Kartu kendali membantu proses penyortiran dan penyelesaian surat menjadi lebih efisien.
- Mencegah kehilangan surat: Pencatatan yang sistematis mengurangi risiko kehilangan surat.
- Mempermudah pencarian arsip: Data yang tercatat mempermudah pencarian surat yang dibutuhkan di kemudian hari.
Tips:
- Gunakan format kartu kendali yang mudah dipahami dan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
- Simpan kartu kendali dengan rapi dan teratur.
- Lakukan pengecekan berkala terhadap kartu kendali untuk memastikan kelengkapan dan keakuratan data.
Dengan menggunakan kartu kendali surat masuk dan surat keluar, Anda dapat mengelola alur surat di organisasi dengan lebih terstruktur dan efisien.
