Contoh Kartu Kendali Surat Masuk dan Keluar
Kartu kendali surat masuk dan keluar merupakan alat penting dalam sistem administrasi perkantoran. Fungsinya untuk mencatat dan melacak setiap surat yang masuk dan keluar dari suatu instansi. Dengan menggunakan kartu kendali, proses pengarsipan surat menjadi lebih terorganisir dan efisien.
Berikut adalah contoh kartu kendali surat masuk dan keluar yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Kartu Kendali Surat Masuk
| No. | Tanggal Terima | Nomor Surat | Pengirim | Perihal | Diterima Oleh | Diteruskan Ke | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SM/DIV-HRD/X/2023 | PT. Sejahtera | Permohonan Kerja Sama | Admin | HRD | Sudah dibalas |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SM/DIV-MK/Y/2023 | Bapak Andi | Undangan Seminar | Sekretaris | Marketing | Akan dihadirin |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SM/DIV-FIN/Z/2023 | Bank ABC | Tagihan Pembayaran | Akuntan | Keuangan | Sudah dibayar |
Keterangan:
- No: Nomor urut surat masuk.
- Tanggal Terima: Tanggal surat diterima.
- Nomor Surat: Nomor surat yang diterima.
- Pengirim: Nama pengirim surat.
- Perihal: Singkat tentang isi surat.
- Diterima Oleh: Nama penerima surat.
- Diteruskan Ke: Bagian/orang yang dituju untuk surat tersebut.
- Catatan: Catatan tambahan mengenai surat tersebut, seperti status surat (sudah dibalas, sedang diproses, dll).
Kartu Kendali Surat Keluar
| No. | Tanggal Kirim | Nomor Surat | Penerima | Perihal | Dikirim Oleh | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SK/DIV-HRD/X/2023 | PT. Maju Jaya | Penawaran Kerja Sama | HRD | Surat telah dikirim |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SK/DIV-MK/Y/2023 | Ibu Sarah | Konfirmasi Kehadiran Seminar | Marketing | Surat terkirim melalui email |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SK/DIV-FIN/Z/2023 | Bank XYZ | Bukti Pembayaran | Keuangan | Surat terkirim melalui kurir |
Keterangan:
- No: Nomor urut surat keluar.
- Tanggal Kirim: Tanggal surat dikirim.
- Nomor Surat: Nomor surat yang dikirim.
- Penerima: Nama penerima surat.
- Perihal: Singkat tentang isi surat.
- Dikirim Oleh: Nama pengirim surat.
- Catatan: Catatan tambahan mengenai surat tersebut, seperti cara pengiriman surat (melalui pos, email, kurir, dll).
Tips Membuat Kartu Kendali Surat:
- Gunakan format yang mudah dipahami dan diakses.
- Pastikan semua kolom terisi dengan lengkap dan benar.
- Gunakan sistem penomoran yang mudah diidentifikasi.
- Simpan kartu kendali dengan tertib dan teratur.
Dengan menerapkan kartu kendali surat masuk dan keluar secara konsisten, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem administrasi surat di kantor Anda.
