Contoh Laporan PKL Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
I. Pendahuluan
Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini disusun untuk memenuhi persyaratan kelulusan program studi [Nama Program Studi] di [Nama Perguruan Tinggi]. PKL dilaksanakan di [Nama Instansi] pada tanggal [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Selesai] dengan fokus pada pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
Tujuan PKL:
- Mempelajari dan memahami sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar di [Nama Instansi].
- Menerapkan teori yang diperoleh di bangku kuliah dalam praktik pengarsipan.
- Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola dokumen surat menyurat.
- Memperoleh pengalaman kerja dan wawasan mengenai dunia kerja di bidang administrasi perkantoran.
II. Tinjauan Pustaka
Pengertian Pengarsipan
Pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan dokumen secara sistematis, terstruktur, dan aman untuk memudahkan pencarian dan akses di masa mendatang. Tujuan utama dari pengarsipan adalah untuk menjaga kelengkapan, keamanan, dan ketersediaan dokumen penting.
Jenis Surat:
- Surat Masuk: Surat yang diterima oleh suatu instansi dari pihak luar.
- Surat Keluar: Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi kepada pihak luar.
Sistem Pengarsipan:
- Sistem Alfabet: Pengaturan dokumen berdasarkan abjad.
- Sistem Numerik: Pengaturan dokumen berdasarkan nomor urut.
- Sistem Chronologis: Pengaturan dokumen berdasarkan tanggal penerimaan atau pengeluaran.
- Sistem Subjek: Pengaturan dokumen berdasarkan topik atau isi.
Prosedur Pengarsipan:
- Penerimaan dan Pencatatan Surat
- Klasifikasi dan Pengkodean Surat
- Penyimpanan Surat
- Pencarian dan Pengambilan Surat
- Penghancuran Surat (jika diperlukan)
III. Metode PKL
Metode yang digunakan dalam PKL ini adalah observasi, studi literatur, dan praktik langsung.
- Observasi: Melakukan pengamatan terhadap kegiatan pengarsipan di [Nama Instansi].
- Studi Literatur: Mempelajari buku, jurnal, dan sumber informasi lain yang relevan dengan pengarsipan surat.
- Praktik Langsung: Berpartisipasi dalam kegiatan pengarsipan surat masuk dan surat keluar, mulai dari penerimaan hingga penyimpanan.
IV. Pembahasan
4.1 Sistem Pengarsipan di [Nama Instansi]
[Nama Instansi] menggunakan sistem pengarsipan [Sebutkan Sistem Arsip yang Digunakan] dengan rincian sebagai berikut:
- Penerimaan Surat: Surat masuk diterima melalui [Sebutkan Cara Penerimaan Surat] dan dicatat pada buku register surat masuk.
- Klasifikasi dan Pengkodean Surat: Surat diklasifikasikan berdasarkan [Sebutkan Kriteria Klasifikasi] dan diberi kode unik untuk memudahkan penelusuran.
- Penyimpanan Surat: Surat disimpan di dalam [Sebutkan Tempat Penyimpanan Surat] dan dikelompokkan berdasarkan [Sebutkan Cara Pengelompokan Surat].
- Pencarian dan Pengambilan Surat: Pencarian surat dilakukan berdasarkan [Sebutkan Cara Pencarian Surat].
- Penghancuran Surat: Surat yang sudah kadaluarsa dihancurkan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
4.2 Pengalaman Praktik
Selama PKL, saya terlibat langsung dalam berbagai kegiatan pengarsipan, seperti:
- Menerima dan mencatat surat masuk.
- Mengklasifikasikan dan memberi kode pada surat.
- Menyimpan surat sesuai dengan sistem pengarsipan yang berlaku.
- Membantu pencarian dan pengambilan surat.
- Menghancurkan surat yang sudah kadaluarsa.
4.3 Kendala dan Solusi
- Kendala: [Sebutkan Kendala yang Dihadapi].
- Solusi: [Sebutkan Solusi yang Dilakukan].
V. Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
Pengalaman PKL di [Nama Instansi] memberikan pengetahuan dan keterampilan yang berharga tentang pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Saya memahami pentingnya sistem pengarsipan yang terstruktur, aman, dan mudah diakses untuk menjamin kelengkapan dan ketersediaan dokumen penting.
5.2 Saran
- [Sebutkan Saran untuk Instansi].
- [Sebutkan Saran untuk Program Studi].
VI. Penutup
Laporan PKL ini disusun dengan sebaik-baiknya. Saya menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, saya mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan di masa mendatang.
[Nama Lengkap]
[NIM]
