Contoh Laporan Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
Pendahuluan
Laporan pengarsipan surat masuk dan surat keluar merupakan dokumen penting yang mencatat semua surat yang diterima dan dikirim oleh suatu instansi atau organisasi. Laporan ini berfungsi sebagai bukti dokumentasi, memudahkan pencarian data, dan membantu dalam proses pengambilan keputusan.
Bagian Laporan
Berikut contoh format laporan pengarsipan surat masuk dan surat keluar:
A. Laporan Pengarsipan Surat Masuk
1. Judul Laporan
Contoh: Laporan Pengarsipan Surat Masuk Bulan Januari 2023
2. Identitas Instansi/Organisasi
- Nama Instansi/Organisasi:
- Alamat:
- Nomor Telepon:
3. Periode Laporan
- Tanggal Mulai:
- Tanggal Selesai:
4. Tabel Data Surat Masuk
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01 Januari 2023 | 001/SM/I/2023 | Permohonan Kerja Sama | PT. ABC | Surat diterima dan diproses |
| 2 | 05 Januari 2023 | 002/SM/I/2023 | Undangan Rapat | Kementerian Pendidikan | Surat diterima dan diinformasikan ke bagian terkait |
| 3 | 10 Januari 2023 | 003/SM/I/2023 | Pemberitahuan | Dinas Kesehatan | Surat diterima dan ditindaklanjuti |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
5. Kesimpulan
Jumlah surat masuk selama periode laporan bulan Januari 2023 adalah 3 surat.
6. Lampiran
- Daftar surat masuk
- Surat-surat masuk
B. Laporan Pengarsipan Surat Keluar
1. Judul Laporan
Contoh: Laporan Pengarsipan Surat Keluar Bulan Januari 2023
2. Identitas Instansi/Organisasi
- Nama Instansi/Organisasi:
- Alamat:
- Nomor Telepon:
3. Periode Laporan
- Tanggal Mulai:
- Tanggal Selesai:
4. Tabel Data Surat Keluar
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 02 Januari 2023 | 001/SK/I/2023 | Jawaban Permohonan Kerja Sama | PT. ABC | Surat dibalas dan dikirim |
| 2 | 07 Januari 2023 | 002/SK/I/2023 | Konfirmasi Hadir Rapat | Kementerian Pendidikan | Surat dikirim sebagai konfirmasi kehadiran |
| 3 | 12 Januari 2023 | 003/SK/I/2023 | Laporan Kegiatan | Dinas Kesehatan | Surat dikirim sebagai laporan kegiatan |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
5. Kesimpulan
Jumlah surat keluar selama periode laporan bulan Januari 2023 adalah 3 surat.
6. Lampiran
- Daftar surat keluar
- Surat-surat keluar
Catatan:
- Laporan pengarsipan surat masuk dan surat keluar dapat disusun secara manual atau menggunakan aplikasi komputer.
- Isi tabel data surat masuk dan surat keluar dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi/organisasi.
- Laporan ini harus disimpan dan dijaga kerahasiaannya.
Kesimpulan
Laporan pengarsipan surat masuk dan surat keluar merupakan dokumen penting yang membantu dalam proses pengelolaan surat di suatu instansi/organisasi. Dengan laporan ini, proses pencarian data dan dokumentasi menjadi lebih mudah dan efektif.
