Laporan PKL SMK: Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Pendahuluan
Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini membahas tentang pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang dilakukan di [Nama Instansi/Perusahaan] selama periode [Tanggal Mulai] - [Tanggal Selesai]. Kegiatan PKL ini bertujuan untuk memberikan pengalaman langsung bagi siswa SMK dalam memahami dan menerapkan proses pengelolaan surat secara efisien dan efektif.
Tujuan
Tujuan dari PKL ini adalah:
- Memahami sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar di [Nama Instansi/Perusahaan].
- Mempelajari proses penerimaan, pencatatan, pengarsipan, dan pendistribusian surat masuk.
- Mempelajari proses penyusunan, pengetikan, penandatanganan, dan pengeluaran surat keluar.
- Menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh selama PKL dalam pengelolaan surat.
Metode
Metode yang digunakan dalam PKL ini adalah observasi, wawancara, dan praktik langsung dalam membantu proses pengelolaan surat di [Nama Instansi/Perusahaan].
Pembahasan
1. Sistem Pengelolaan Surat Masuk
1.1. Penerimaan Surat Masuk
- Surat masuk diterima melalui berbagai saluran, seperti pos, kurir, email, dan faksimili.
- Petugas penerima surat mencatat tanggal penerimaan, nama pengirim, dan jenis surat.
- Surat yang diterima langsung dikoordinasikan dengan [Nama Jabatan/Departemen] untuk ditindaklanjuti.
1.2. Pencatatan Surat Masuk
- Surat masuk dicatat dalam buku register surat masuk.
- Data yang dicatat meliputi nomor surat, tanggal surat, pengirim, perihal, dan tanggal penerimaan.
1.3. Pengarsipan Surat Masuk
- Surat masuk dilampirkan dengan catatan penerimaan dan diarsipkan berdasarkan jenis surat dan tanggal penerimaan.
- Arsip surat masuk disimpan di tempat yang aman dan terorganisir.
1.4. Pendistribusian Surat Masuk
- Surat masuk didistribusikan kepada penerima yang sesuai dengan isi surat.
- Petugas penerima surat mencatat tanggal dan nama penerima.
2. Sistem Pengelolaan Surat Keluar
2.1. Penyusunan Surat Keluar
- Surat keluar disusun berdasarkan format surat yang berlaku di [Nama Instansi/Perusahaan].
- Isi surat harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
- Surat keluar dibuat dalam rangkap sesuai kebutuhan.
2.2. Pengetikan Surat Keluar
- Surat keluar diketik dengan rapi dan benar.
- Format dan tata bahasa surat harus sesuai dengan aturan yang berlaku.
2.3. Penandatanganan Surat Keluar
- Surat keluar ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan jenis surat.
- Petugas penandatanganan surat mencatat tanggal penandatanganan.
2.4. Pengeluaran Surat Keluar
- Surat keluar dikirim melalui berbagai saluran, seperti pos, kurir, email, dan faksimili.
- Petugas pengeluaran surat mencatat tanggal dan metode pengiriman.
Kesimpulan
Kegiatan PKL di [Nama Instansi/Perusahaan] memberikan pengalaman berharga dalam memahami sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Siswa dapat menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh dalam pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran, khususnya dalam pengelolaan surat.
Saran
- Peningkatan sistem pencatatan dan pengarsipan surat agar lebih efisien.
- Penggunaan teknologi informasi untuk mempermudah proses pengelolaan surat.
- Pelatihan bagi petugas pengelolaan surat untuk meningkatkan kompetensi dan pengetahuan.
Lampiran
- Dokumentasi kegiatan PKL.
- Surat Keterangan PKL.
Penutup
Laporan ini disusun sebagai bukti pelaksanaan PKL di [Nama Instansi/Perusahaan]. Semoga laporan ini bermanfaat dan dapat menjadi referensi bagi kegiatan PKL di masa mendatang.
[Nama Siswa] [NIS] [SMK]
