Contoh Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar
Laporan surat masuk dan surat keluar merupakan dokumen penting yang mencatat semua surat yang diterima dan dikirim oleh suatu instansi atau organisasi. Laporan ini berfungsi sebagai catatan resmi dan membantu dalam proses pengarsipan, pelacakan, dan analisis surat. Berikut ini contoh laporan surat masuk dan surat keluar:
Laporan Surat Masuk
Nama Instansi: [Nama Instansi] Periode: [Tanggal Awal] - [Tanggal Akhir]
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Pengirim | Perihal | Diterima oleh | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SM/X/2023 | PT. Cahaya Indonesia | Permohonan Kerjasama | [Nama Penerima] | Sudah ditanggapi |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SM/Y/2023 | Dinas Pendidikan | Undangan Rapat | [Nama Penerima] | Akan dikonfirmasi kehadiran |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SM/Z/2023 | Bapak Bambang | Pengaduan | [Nama Penerima] | Sudah ditindaklanjuti |
Laporan Surat Keluar
Nama Instansi: [Nama Instansi] Periode: [Tanggal Awal] - [Tanggal Akhir]
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Penerima | Perihal | Dikirim oleh | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SK/X/2023 | PT. Cahaya Indonesia | Jawaban Permohonan Kerjasama | [Nama Pengirim] | Dikirim via email |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SK/Y/2023 | Dinas Pendidikan | Konfirmasi Kehadiran | [Nama Pengirim] | Dikirim via pos |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SK/Z/2023 | Bapak Bambang | Tanggapan Pengaduan | [Nama Pengirim] | Dikirim via kurir |
Keterangan:
- No. : Nomor urut surat
- Tanggal Surat: Tanggal surat diterima atau dikirim
- Nomor Surat: Nomor surat yang tertera pada surat
- Pengirim/Penerima: Nama instansi atau orang yang mengirim/menerima surat
- Perihal: Isi singkat dari surat
- Diterima/Dikirim oleh: Nama orang yang menerima/mengirim surat
- Catatan: Informasi tambahan tentang surat, seperti cara pengiriman, status surat, dll.
Tips Membuat Laporan Surat Masuk dan Keluar:
- Gunakan format tabel yang rapi dan mudah dipahami.
- Gunakan bahasa yang formal dan jelas.
- Pastikan semua informasi penting tercantum dalam laporan.
- Simpan laporan surat masuk dan keluar dengan rapi dan teratur.
- Buatlah laporan secara berkala, misalnya setiap bulan atau setiap semester.
Catatan:
Contoh laporan surat masuk dan keluar di atas dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan instansi atau organisasi Anda. Anda dapat menambahkan kolom lain, seperti lampiran, jenis surat, dan lain sebagainya.
