Contoh Membuat Surat Rapat
Surat rapat merupakan dokumen formal yang berisi informasi penting mengenai agenda dan pelaksanaan suatu rapat. Berikut adalah contoh surat rapat yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
1. Surat Rapat Internal
Perihal: Undangan Rapat Evaluasi Program Kerja
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama]
[Jabatan]
[Departemen]
Di tempat
Dengan hormat,
Bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri Rapat Evaluasi Program Kerja [Nama Program] yang akan diselenggarakan pada:
- Hari, Tanggal: [Hari], [Tanggal]
- Waktu: [Jam] WIB
- Tempat: [Ruangan]
Agenda Rapat:
- Pembukaan
- Presentasi Evaluasi Program Kerja [Nama Program]
- Diskusi dan Evaluasi
- Penutup
Mohon konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu paling lambat pada [Tanggal] melalui [Nomor Telepon/Email].
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama]
[Jabatan]
[Departemen]
2. Surat Rapat Eksternal
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama]
[Jabatan]
[Instansi]
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana pelaksanaan [Nama Kegiatan], kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri Rapat Koordinasi yang akan diselenggarakan pada:
- Hari, Tanggal: [Hari], [Tanggal]
- Waktu: [Jam] WIB
- Tempat: [Ruangan]
Agenda Rapat:
- Pembukaan
- Koordinasi Pelaksanaan [Nama Kegiatan]
- Diskusi dan Penyelesaian Masalah
- Penutup
Mohon konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu paling lambat pada [Tanggal] melalui [Nomor Telepon/Email].
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama]
[Jabatan]
[Instansi]
Tips Membuat Surat Rapat yang Baik:
- Jelas dan Ringkas: Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari penggunaan kalimat berbelit-belit.
- Informasi Lengkap: Pastikan semua informasi penting seperti tanggal, waktu, tempat, agenda, dan kontak person tercantum dengan jelas.
- Format Formal: Gunakan format surat resmi dan perhatikan tata bahasa yang benar.
- Kejelasan Tujuan: Pastikan tujuan dari rapat tercantum dengan jelas di dalam surat.
- Keakuratan Data: Pastikan semua informasi yang tercantum dalam surat akurat dan terkini.
Dengan mengikuti contoh dan tips di atas, Anda dapat membuat surat rapat yang baik dan informatif.
