Contoh Membuat Surat Rapat Kantor
Surat rapat merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai pengumuman resmi mengenai pelaksanaan rapat. Surat ini berisi informasi penting seperti:
- Tujuan rapat: Menjelaskan topik utama yang akan dibahas dalam rapat.
- Waktu dan tempat rapat: Mencantumkan tanggal, jam, dan lokasi pelaksanaan rapat.
- Peserta rapat: Mencantumkan nama-nama peserta yang diundang untuk hadir dalam rapat.
- Agenda rapat: Merangkum poin-poin penting yang akan dibahas dalam rapat.
Berikut ini adalah contoh surat rapat kantor yang bisa Anda gunakan sebagai panduan:
SURAT Rapat
Nomor : 001/Rapat/Kantor/2023 Perihal : Rapat Evaluasi Kinerja Triwulan I
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Peserta Rapat] Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana evaluasi kinerja triwulan I tahun 2023, bersama ini kami sampaikan undangan rapat dengan rincian sebagai berikut:
Hari, tanggal : Senin, 27 Maret 2023 Waktu : 09.00 WIB - 11.00 WIB Tempat : Ruang Rapat Kantor [Nama Kantor] Agenda:
- Pembahasan capaian kinerja triwulan I
- Evaluasi dan analisa kinerja
- Penyusunan rencana kerja triwulan II
Peserta:
- Bapak/Ibu [Nama Peserta Rapat]
- [Daftar Peserta Rapat lainnya]
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penandatangan]
[Jabatan Penandatangan]
[Nama Kantor]
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat rapat:
- Gunakan bahasa yang formal dan mudah dipahami.
- Pastikan informasi yang tercantum dalam surat akurat dan lengkap.
- Surat harus ditulis dengan rapi dan terstruktur.
- Sertakan tanda tangan dan cap perusahaan.
Tips tambahan:
- Anda bisa menggunakan template surat rapat yang tersedia di internet untuk memudahkan proses pembuatan surat.
- Sebaiknya Anda mencantumkan nomor telepon dan email kontak untuk memudahkan peserta dalam menghubungi panitia jika ada pertanyaan.
- Anda juga bisa menambahkan lampiran seperti agenda rapat yang lebih detail atau bahan presentasi yang akan dibahas dalam rapat.
Semoga contoh surat rapat ini dapat bermanfaat bagi Anda.
