Contoh Pembuatan Nomor Surat yang Benar
Nomor surat adalah elemen penting dalam surat resmi, karena berfungsi sebagai identitas surat dan memudahkan dalam pengarsipan dan penelusuran. Pembuatan nomor surat yang benar perlu memperhatikan beberapa aturan dan ketentuan yang berlaku di masing-masing instansi. Berikut adalah contoh pembuatan nomor surat yang benar, dengan mempertimbangkan beberapa aspek:
1. Format Nomor Surat
Format nomor surat dapat bervariasi tergantung pada instansi dan jenis surat. Namun, umumnya format nomor surat terdiri dari beberapa bagian:
- Kode Instansi: Singkatan atau kode yang mewakili instansi pengirim surat. Contoh: "SK" untuk surat keputusan, "SP" untuk surat perintah.
- Tahun Surat: Tahun pembuatan surat, ditulis dengan empat digit angka (contoh: 2023).
- Nomor Urut Surat: Nomor urut surat dalam tahun berjalan.
Contoh Format:
- SK/001/2023
- SP/025/2023
2. Contoh Pembuatan Nomor Surat
Berikut adalah beberapa contoh pembuatan nomor surat yang benar, dengan menggunakan format yang berbeda:
Contoh 1: Kementerian/Lembaga
- Kode Instansi: Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud)
- Tahun Surat: 2023
- Nomor Urut Surat: 001
- Format Nomor Surat: Kemendikbud/SK/001/2023
Contoh 2: Dinas/Badan Daerah
- Kode Instansi: Dinas Pendidikan Kota Bandung (Disdik)
- Tahun Surat: 2023
- Nomor Urut Surat: 12
- Format Nomor Surat: Disdik/012/2023
Contoh 3: Perusahaan
- Kode Instansi: PT. Harapan Bangsa
- Tahun Surat: 2023
- Nomor Urut Surat: 05
- Format Nomor Surat: PT. Harapan Bangsa/005/2023
3. Aturan Penulisan Nomor Surat
- Gunakan huruf kapital untuk kode instansi.
- Gunakan tanda '/' (slash) untuk memisahkan kode instansi, nomor urut, dan tahun surat.
- Gunakan angka untuk nomor urut surat.
- Gunakan font yang sama dengan font yang digunakan dalam surat.
- Posisikan nomor surat di bagian kanan atas surat, di bawah kepala surat.
4. Contoh Penulisan Nomor Surat Dalam Surat Resmi
[Nama Instansi]
[Alamat Instansi]
Nomor: Kemendikbud/SK/001/2023
Perihal: Pemberitahuan
Kepada Yth.
[Nama Penerima Surat]
di tempat
Dengan Hormat,
[Isi Surat]
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penanda Tangan]
[Jabatan Penanda Tangan]
Kesimpulan
Pembuatan nomor surat yang benar dan sesuai dengan aturan yang berlaku sangat penting untuk menjamin keabsahan dan kejelasan surat resmi. Pastikan Anda memahami format dan aturan penulisan nomor surat di instansi Anda.
