Contoh Pembuatan Surat Resmi yang Benar
Surat resmi merupakan bentuk komunikasi tertulis yang formal dan digunakan dalam berbagai keperluan, baik di lingkungan pemerintahan, instansi, perusahaan, maupun organisasi. Pembuatan surat resmi harus memperhatikan kaidah dan tata bahasa yang benar agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik. Berikut adalah contoh pembuatan surat resmi yang benar:
1. Kepala Surat
- Nama Instansi/Lembaga: Tulis nama instansi/lembaga pengirim surat dengan jelas dan tepat.
- Alamat: Cantumkan alamat lengkap instansi/lembaga pengirim.
- Nomor Telepon: Sertakan nomor telepon yang dapat dihubungi untuk keperluan komunikasi.
- Nomor Surat: Berikan nomor surat yang unik dan sesuai dengan sistem penomoran yang digunakan oleh instansi/lembaga.
- Tanggal Surat: Tulis tanggal pembuatan surat dengan format yang baku (contoh: 28 Oktober 2023).
Contoh:
KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH
______________________________________________________
Jl. Jenderal Sudirman, Kav. 71, Jakarta 10220
Telepon: (021) 570 7777
______________________________________________________
Nomor: 001/Mendikbudristek/2023
Tanggal: 28 Oktober 2023
2. Lampiran
- Lampiran: Jika surat disertai lampiran, tuliskan jumlah dan jenis lampiran yang disertakan.
Contoh:
Lampiran :
1. Proposal Kegiatan
2. Daftar Peserta
3. Perihal
- Perihal: Tuliskan singkat dan jelas mengenai isi surat. Pastikan perihal sudah sesuai dengan isi surat.
Contoh:
Perihal: Permohonan Izin Pelaksanaan Kegiatan
4. Alamat Tujuan
- Kepada Yth: Tuliskan jabatan dan nama penerima surat.
- Di: Cantumkan nama instansi/lembaga penerima surat.
- Alamat: Sertakan alamat lengkap penerima surat.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak Kepala Dinas Pendidikan
Kabupaten Sleman
Jl. Raya Magelang Km 5, Sleman, Yogyakarta
5. Isi Surat
- Pembukaan: Awali surat dengan salam pembuka yang sopan, seperti "Dengan hormat," atau "Salam Sejahtera".
- Isi: Uraikan isi surat secara jelas, padat, dan sistematis. Gunakan bahasa formal dan hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal.
- Penutup: Akhiri surat dengan kalimat penutup yang sopan dan mencantumkan harapan atau tindak lanjut dari surat tersebut.
Contoh:
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami, [nama instansi/lembaga], memohon izin kepada Bapak/Ibu untuk melaksanakan kegiatan [nama kegiatan] yang akan diselenggarakan pada tanggal [tanggal] di [tempat].
Kegiatan ini bertujuan untuk [tujuan kegiatan]. Kami berharap kegiatan ini dapat berjalan lancar dan memberikan manfaat yang besar bagi [target sasaran].
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
6. Tanda Tangan
- Nama Pengirim: Tuliskan nama lengkap pengirim surat.
- Jabatan: Cantumkan jabatan pengirim surat.
- Stempel Instansi/Lembaga: Berikan stempel instansi/lembaga yang sesuai dengan aturan yang berlaku.
Contoh:
___________________________
[Nama Pengirim]
[Jabatan]
Tips Tambahan:
- Kejelasan: Pastikan isi surat mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran ganda.
- Bahasa Formal: Gunakan bahasa yang formal dan hindari penggunaan bahasa gaul atau slang.
- Tata Letak: Perhatikan tata letak surat, gunakan font yang mudah dibaca dan ukuran font yang sesuai.
- Kesalahan: Periksa kembali surat sebelum dikirim untuk menghindari kesalahan pengejaan dan tata bahasa.
Dengan memperhatikan contoh dan tips di atas, diharapkan Anda dapat membuat surat resmi yang benar dan efektif dalam menyampaikan pesan.
