Contoh Penulisan Agenda Surat Masuk dan Keluar
Agenda surat adalah catatan yang berisi tentang daftar surat-surat yang masuk dan keluar dari suatu instansi atau organisasi. Agenda surat berfungsi sebagai catatan dan arsip penting untuk menelusuri surat-surat yang telah diterima dan dikirim.
Berikut contoh penulisan agenda surat masuk dan keluar:
Agenda Surat Masuk
1. Lembar Judul
- Nama Instansi: [Nama Instansi]
- Tanggal: [Tanggal]
- Nomor Agenda: [Nomor Agenda]
2. Kolom Agenda
| No. | Tanggal | Nomor Surat | Perihal | Pengirim | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SE/DIKTI/2023 | Permohonan Bantuan Dana | Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan | Telah dibaca |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SP/PT/2023 | Pemberitahuan Rapat | Politeknik Negeri [Nama Politeknik] | Diteruskan ke bagian Humas |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SURAT/MAHASISWA/2023 | Permohonan Surat Keterangan | [Nama Mahasiswa] | Diteruskan ke bagian Akademik |
3. Keterangan
- No.: Nomor urut surat
- Tanggal: Tanggal surat diterima
- Nomor Surat: Nomor surat yang diterima
- Perihal: Isi ringkasan surat
- Pengirim: Nama pengirim surat
- Keterangan: Catatan terkait status surat, misalnya "telah dibaca", "telah diproses", "telah dijawab", dll.
Agenda Surat Keluar
1. Lembar Judul
- Nama Instansi: [Nama Instansi]
- Tanggal: [Tanggal]
- Nomor Agenda: [Nomor Agenda]
2. Kolom Agenda
| No. | Tanggal | Nomor Surat | Perihal | Penerima | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SE/DIKTI/2023 | Permohonan Bantuan Dana | Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan | Telah dikirim |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SP/PT/2023 | Pemberitahuan Rapat | Politeknik Negeri [Nama Politeknik] | Diterima dengan baik |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SURAT/MAHASISWA/2023 | Permohonan Surat Keterangan | [Nama Mahasiswa] | Surat telah diterima |
3. Keterangan
- No.: Nomor urut surat
- Tanggal: Tanggal surat dikirim
- Nomor Surat: Nomor surat yang dikirim
- Perihal: Isi ringkasan surat
- Penerima: Nama penerima surat
- Keterangan: Catatan terkait status surat, misalnya "telah dikirim", "telah diterima", "telah dibalas", dll.
Catatan:
- Penulisan agenda surat dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan format instansi masing-masing.
- Agenda surat dapat dibuat secara manual atau menggunakan software khusus.
- Penting untuk mencatat secara detail dan akurat semua surat yang masuk dan keluar untuk memudahkan proses pencarian dan pelacakan.
