Contoh Format Agenda Surat Masuk dan Keluar
Agenda surat adalah daftar atau catatan yang berisi informasi mengenai surat-surat yang masuk dan keluar dari suatu organisasi atau instansi. Agenda surat berfungsi sebagai:
- Dokumentasi: Mencatat semua surat yang masuk dan keluar sehingga dapat diakses dan ditelusuri kapan saja.
- Kontrol: Memantau surat-surat yang diterima dan dikirim, serta memastikan bahwa surat-surat tersebut telah ditangani dengan benar.
- Arsip: Sebagai dasar untuk mengarsip surat-surat yang telah diproses.
Berikut adalah contoh format agenda surat masuk dan keluar:
Agenda Surat Masuk
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Pengirim | Perihal | Penerima | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SM/X-YYY/2023 | PT. ABC | Permintaan Proposal | Bapak/Ibu [Nama Penerima] | Diteruskan ke [Bagian/Divisi] |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SK/Z-ZZZ/2023 | Kementerian X | Undangan Rapat | Bapak/Ibu [Nama Penerima] | Diterima dan dijawab |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SM/Y-YYY/2023 | [Nama Pengirim] | Laporan Kegiatan | [Bagian/Divisi] | Diterima dan disimpan |
Agenda Surat Keluar
| No. | Tanggal Surat | Nomor Surat | Penerima | Perihal | Pengirim | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2023-10-26 | 001/SK/X-YYY/2023 | PT. XYZ | Penawaran Kerjasama | Bapak/Ibu [Nama Pengirim] | Dikirim melalui kurir |
| 2 | 2023-10-27 | 002/SM/Z-ZZZ/2023 | Kementerian Y | Jawaban Undangan Rapat | Bapak/Ibu [Nama Pengirim] | Dikirim via email |
| 3 | 2023-10-28 | 003/SK/Y-YYY/2023 | [Nama Penerima] | Surat Balasan | Bapak/Ibu [Nama Pengirim] | Dikirim melalui pos |
Catatan:
- No: Nomor urut surat masuk atau keluar.
- Tanggal Surat: Tanggal surat diterima atau dikirim.
- Nomor Surat: Nomor surat yang tertera pada surat.
- Pengirim/Penerima: Nama pengirim atau penerima surat.
- Perihal: Isi singkat mengenai surat.
- Catatan: Catatan khusus mengenai surat, seperti tindak lanjut, status, dan lain-lain.
Tips:
- Gunakan spreadsheet (seperti Microsoft Excel) atau software khusus untuk membuat agenda surat.
- Buat kolom tambahan sesuai kebutuhan, seperti jenis surat, status surat, dan sebagainya.
- Simpan agenda surat dengan rapi dan teratur.
- Gunakan sistem penomoran yang mudah dipahami.
Dengan menggunakan agenda surat yang terstruktur dan terorganisir, Anda dapat mempermudah pengelolaan surat-surat di organisasi atau instansi Anda.
