Contoh Penulisan Nomor Surat Dinas yang Benar
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan dalam instansi pemerintah maupun swasta. Penulisan nomor surat dinas yang benar merupakan hal penting untuk menjaga keseragaman dan memudahkan penelusuran surat.
Berikut ini contoh penulisan nomor surat dinas yang benar:
1. Nomor Surat Dinas:
- Kode Instansi: Singkatan atau kode identitas instansi yang menerbitkan surat. Contoh: Kemenkeu untuk Kementerian Keuangan, Disdikbud untuk Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.
- Tahun Penerbitan: Tahun dimana surat diterbitkan dalam format empat digit. Contoh: 2023.
- Nomor Urut: Nomor urut surat dalam satu tahun. Contoh: 001/.
- Kode Bagian/Sub Bagian: Kode yang menunjukkan bagian atau sub bagian yang menerbitkan surat. Contoh: B.1/ untuk bagian keuangan, S.2/ untuk sub bagian perencanaan.
Contoh:
Kemenkeu/2023/001/B.1/
2. Penjelasan Elemen Nomor Surat:
- Kode Instansi: Kemenkeu menunjukkan bahwa surat tersebut diterbitkan oleh Kementerian Keuangan.
- Tahun Penerbitan: 2023 menunjukkan bahwa surat tersebut diterbitkan pada tahun 2023.
- Nomor Urut: 001 menunjukkan bahwa surat tersebut merupakan surat pertama yang diterbitkan pada tahun 2023.
- Kode Bagian/Sub Bagian: B.1 menunjukkan bahwa surat tersebut diterbitkan oleh bagian keuangan.
3. Penulisan Nomor Surat Pada Surat:
- Nomor surat ditulis di sebelah kanan atas kertas surat, di bawah kepala surat.
- Nomor surat ditulis dengan huruf kapital dan tanpa tanda baca.
- Nomor surat dapat ditulis dalam satu baris atau dua baris.
Contoh:
Kemenkeu/2023/001/B.1/
4. Penulisan Nomor Surat Pada Arsip:
- Nomor surat dicatat pada lembar arsip atau register surat.
- Nomor surat dicatat secara lengkap, termasuk kode instansi, tahun penerbitan, nomor urut, dan kode bagian/sub bagian.
5. Hal yang Perlu Diperhatikan:
- Pastikan kode instansi dan kode bagian/sub bagian yang digunakan sesuai dengan aturan yang berlaku di instansi Anda.
- Nomor surat harus ditulis secara lengkap dan jelas.
- Gunakan sistem penomoran surat yang konsisten dan mudah dipahami.
Dengan menerapkan contoh penulisan nomor surat dinas yang benar, diharapkan surat dinas yang dibuat dapat terstruktur dengan baik dan mudah dilacak. Hal ini akan membantu dalam proses pengarsipan dan penelusuran surat di kemudian hari.
