Contoh Penulisan Nomor Surat Dinas
Nomor surat dinas merupakan bagian penting dalam surat resmi. Nomor ini berfungsi sebagai identitas surat dan memudahkan pencarian dan pengarsipan. Berikut contoh penulisan nomor surat dinas yang umumnya digunakan di Indonesia:
Format Umum
Format penulisan nomor surat dinas biasanya mengikuti pola berikut:
[Kode Instansi]/[Tahun]/[Nomor Urut]
Keterangan:
- Kode Instansi: Kode yang menunjukkan instansi pengirim surat. Biasanya berupa singkatan nama instansi atau kode khusus yang ditetapkan oleh instansi tersebut.
- Tahun: Tahun pembuatan surat.
- Nomor Urut: Nomor urut surat yang dibuat pada tahun tersebut.
Contoh Penerapan
Contoh 1:
Surat dari Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Sleman dengan kode instansi "DIKBUD-SLEMAN", dibuat pada tahun 2023, dan merupakan surat ke-12 yang dibuat pada tahun tersebut.
Nomor Surat: DIKBUD-SLEMAN/2023/12
Contoh 2:
Surat dari PT. "ABC" dengan kode instansi "ABC", dibuat pada tahun 2023, dan merupakan surat ke-345 yang dibuat pada tahun tersebut.
Nomor Surat: ABC/2023/345
Contoh 3:
Surat dari Kementerian Kesehatan Republik Indonesia dengan kode instansi "KEMENKES-RI", dibuat pada tahun 2023, dan merupakan surat ke-200 yang dibuat pada tahun tersebut.
Nomor Surat: KEMENKES-RI/2023/200
Penulisan Nomor Surat Dinas dengan Format Lain
Beberapa instansi mungkin menggunakan format nomor surat yang berbeda, seperti:
- [Kode Unit]/[Kode Sub Unit]/[Tahun]/[Nomor Urut]
- [Kode Instansi]/[Kode Bidang]/[Tahun]/[Nomor Urut]
Penting untuk menyesuaikan format nomor surat dengan aturan yang berlaku di instansi masing-masing.
Tips Tambahan
- Gunakan angka Arab untuk penulisan nomor surat.
- Hindari penggunaan spasi atau tanda baca di antara kode instansi, tahun, dan nomor urut.
- Gunakan huruf kapital untuk kode instansi dan tahun.
- Pastikan nomor surat ditulis dengan jelas dan mudah dibaca.
Dengan memperhatikan contoh dan tips penulisan nomor surat dinas di atas, Anda dapat membuat surat dinas dengan format yang benar dan mudah dipahami.
