Contoh Penulisan Nomor Surat yang Benar
Nomor surat adalah bagian penting dalam surat resmi yang berfungsi untuk identifikasi dan pengarsipan surat. Penulisan nomor surat yang benar dan sesuai dengan aturan yang berlaku akan memudahkan proses pengolahan dan pencarian surat di kemudian hari. Berikut beberapa contoh penulisan nomor surat yang benar:
1. Penulisan Nomor Surat Resmi Instansi Pemerintah
Contoh:
- Nomor Surat: 001/SE/DIKBUD/2023
- Keterangan:
- 001: Nomor urut surat
- SE: Singkatan jenis surat (Surat Edaran)
- DIKBUD: Singkatan instansi (Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan)
- 2023: Tahun surat
Aturan Umum:
- Nomor urut surat menggunakan angka Arab.
- Singkatan instansi menggunakan huruf kapital.
- Tahun surat ditulis dengan empat digit angka.
- Setiap bagian nomor surat dipisahkan dengan tanda garis miring (/).
2. Penulisan Nomor Surat Resmi Instansi Swasta
Contoh:
- Nomor Surat: PT. ABC/002/HRD/IV/2023
- Keterangan:
- PT. ABC: Nama perusahaan
- 002: Nomor urut surat
- HRD: Bagian/Departemen
- IV: Bulan surat (Romawi)
- 2023: Tahun surat
Aturan Umum:
- Nama perusahaan ditulis lengkap.
- Nomor urut surat menggunakan angka Arab.
- Singkatan bagian/departemen menggunakan huruf kapital.
- Bulan surat ditulis dengan angka Romawi.
- Tahun surat ditulis dengan empat digit angka.
- Setiap bagian nomor surat dipisahkan dengan tanda garis miring (/).
3. Penulisan Nomor Surat Pribadi
Contoh:
- Nomor Surat: 123/PRI/SMK/2023
- Keterangan:
- 123: Nomor urut surat
- PRI: Jenis surat (Pribadi)
- SMK: Singkatan instansi pengirim (Sekolah Menengah Kejuruan)
- 2023: Tahun surat
Aturan Umum:
- Nomor urut surat menggunakan angka Arab.
- Jenis surat ditulis dengan singkatan (misal: PRI untuk Pribadi).
- Singkatan instansi pengirim menggunakan huruf kapital.
- Tahun surat ditulis dengan empat digit angka.
- Setiap bagian nomor surat dipisahkan dengan tanda garis miring (/).
Tips Tambahan:
- Pastikan nomor surat unik dan tidak sama dengan surat sebelumnya.
- Gunakan sistem penomoran yang mudah dipahami dan diterapkan.
- Simpan data nomor surat dengan baik untuk memudahkan pencarian di kemudian hari.
Dengan menerapkan contoh penulisan nomor surat yang benar, Anda dapat membuat surat resmi yang profesional dan mudah diidentifikasi.
