Contoh Surat Balasan Pengaduan
Surat balasan pengaduan merupakan surat resmi yang digunakan untuk menanggapi keluhan atau pengaduan yang diterima dari pihak tertentu. Surat ini berisi penjelasan mengenai penanganan pengaduan yang diterima, tindakan yang akan diambil, dan informasi lain yang perlu diketahui oleh pengadu.
Berikut contoh surat balasan pengaduan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
[Nama Instansi/Perusahaan]
[Alamat Instansi/Perusahaan]
[Nomor Telepon]
[Email]
[Nomor Surat]
[Tanggal Surat]
Perihal: Balasan Pengaduan [Nomor Pengaduan]
Kepada Yth.
[Nama Pengadu]
[Alamat Pengadu]
Dengan hormat,
Menanggapi surat pengaduan Bapak/Ibu tertanggal [Tanggal Pengaduan] perihal [Perihal Pengaduan], kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:
1. Penjelasan Mengenai Pengaduan
[Jelaskan secara detail mengenai pengaduan yang diterima. Uraikan kronologis kejadian, poin-poin penting, dan bukti-bukti yang diperoleh.]
2. Tindakan yang Diambil
[Jelaskan tindakan yang telah atau akan diambil terkait pengaduan. Sebutkan langkah-langkah yang dilakukan, pihak yang terlibat, dan target waktu penyelesaian.]
3. Informasi Tambahan
[Jika diperlukan, berikan informasi tambahan terkait pengaduan. Misalnya, jika pengaduan memerlukan proses lebih lanjut, jelaskan tahapan dan jangka waktu yang dibutuhkan. Anda juga dapat menyertakan nomor kontak yang dapat dihubungi untuk informasi lebih lanjut.]
Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
[Stempel Instansi/Perusahaan]
Catatan:
- Sesuaikan isi surat dengan jenis dan isi pengaduan yang diterima.
- Pastikan bahasa yang digunakan dalam surat formal dan mudah dipahami.
- Gunakan format dan tata letak surat yang resmi.
- Sertakan nomor pengaduan untuk memudahkan pelacakan.
- Simpan salinan surat balasan sebagai arsip.
Semoga contoh surat ini bermanfaat.
