Contoh Surat Complaint Letter
Surat complaint letter atau surat keluhan adalah surat formal yang ditulis untuk menyampaikan ketidakpuasan atau keluhan terhadap suatu produk, layanan, atau situasi tertentu. Surat ini ditujukan kepada pihak yang bertanggung jawab atas masalah tersebut, seperti perusahaan, organisasi, atau individu.
Berikut contoh surat complaint letter dalam berbagai situasi:
Contoh Surat Keluhan Produk Rusak
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Perusahaan],
Melalui surat ini, saya [Nama Anda], dengan nomor pelanggan [Nomor Pelanggan] ingin menyampaikan keluhan mengenai produk [Nama Produk] yang saya beli pada tanggal [Tanggal Pembelian] di [Tempat Pembelian].
Produk tersebut mengalami kerusakan [Jelaskan Kerusakan Produk] setelah [Lama Penggunaan].
Saya telah mencoba menghubungi layanan pelanggan [Nama Perusahaan] melalui nomor telepon [Nomor Telepon] pada tanggal [Tanggal Menghubungi], namun belum mendapatkan solusi.
Oleh karena itu, saya mohon [Permintaan Anda, misalnya: perbaikan produk, penggantian produk, pengembalian dana] atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan.
Sebagai bukti pembelian, saya lampirkan [Bukti Pembelian] pada surat ini.
Demikian surat keluhan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan bantuannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Anda]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
Contoh Surat Keluhan Layanan Buruk
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Perusahaan],
Melalui surat ini, saya [Nama Anda], ingin menyampaikan keluhan mengenai layanan [Nama Layanan] yang saya terima pada tanggal [Tanggal Mendapatkan Layanan].
Saya merasa [Jelaskan Alasan Keluhan Anda, misalnya: layanan yang lambat, tidak ramah, tidak profesional] sehingga [Jelaskan Akibat Keluhan Anda, misalnya: menghambat waktu, menimbulkan kerugian]
Saya mohon [Permintaan Anda, misalnya: klarifikasi atas layanan yang diterima, perbaikan layanan, kompensasi] atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan.
Sebagai bukti, saya lampirkan [Bukti Layanan] pada surat ini.
Demikian surat keluhan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan bantuannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Anda]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
Contoh Surat Keluhan Masalah Infrastruktur
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Instansi/Lembaga],
Melalui surat ini, saya [Nama Anda], warga [Nama Kelurahan/Desa] ingin menyampaikan keluhan mengenai [Jelaskan Masalah Infrastruktur, misalnya: kerusakan jalan, lampu jalan mati, saluran air tersumbat].
Masalah ini telah berlangsung selama [Lama Masalah Berlangsung] dan [Jelaskan Dampak Masalah, misalnya: membahayakan pengguna jalan, mengganggu aktivitas warga].
Saya mohon [Permintaan Anda, misalnya: perbaikan infrastruktur, tindak lanjut dari pihak berwenang].
Demikian surat keluhan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan bantuannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Anda]
[Nomor Telepon]
[Alamat]
Tips Menulis Surat Complaint Letter
- Jujur dan objektif: Nyatakan keluhan Anda secara jelas dan spesifik, serta hindari bahasa yang emosional atau menyerang.
- Formal dan sopan: Gunakan bahasa formal dan sopan meskipun Anda sedang kesal.
- Rinci dan detail: Sertakan detail penting seperti tanggal kejadian, nama produk/layanan, dan bukti pembelian/layanan.
- Ajukan solusi: Usulkan solusi yang Anda inginkan, misalnya perbaikan, penggantian, atau pengembalian dana.
- Simpan salinan: Simpan salinan surat keluhan Anda untuk arsip.
Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat menulis surat complaint letter yang efektif dan membantu Anda mendapatkan solusi atas masalah yang Anda alami.
