Contoh Surat Balasan Complaint Letter
Berikut adalah contoh surat balasan complaint letter yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Perihal: Tanggapan Terhadap Keluhan [Nomor Keluhan]
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Pelanggan],
Dengan hormat,
Terima kasih atas surat keluhan Anda tertanggal [Tanggal Surat Keluhan] perihal [Perihal Keluhan]. Kami sangat menyesal atas ketidaknyamanan yang Anda alami terkait [Uraian Singkat Keluhan].
Kami telah menindaklanjuti keluhan Anda dengan seksama dan melakukan investigasi terhadap [Uraian Singkat Penyebab Keluhan]. Hasil investigasi menunjukkan bahwa [Uraian Singkat Penyebab Keluhan].
Sebagai bentuk pertanggungjawaban, kami [Uraian Singkat Solusi yang Ditawarkan]. Kami berharap solusi ini dapat menyelesaikan masalah yang Anda hadapi.
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Kami berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik dan berusaha semaksimal mungkin untuk mencegah hal serupa terjadi di masa depan.
Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
Catatan:
- Sesuaikan isi surat dengan isi keluhan dan solusi yang ditawarkan.
- Pastikan surat balasan ditulis dengan bahasa yang sopan dan profesional.
- Sertakan informasi yang lengkap dan jelas, termasuk nomor keluhan, tanggal surat keluhan, dan uraian singkat tentang keluhan.
- Tunjukkan bahwa Anda memahami dan serius menanggapi keluhan pelanggan.
- Berikan solusi yang adil dan memuaskan pelanggan.
- Berikan informasi kontak yang jelas jika pelanggan ingin menanyakan lebih lanjut tentang keluhannya.
Contoh Surat Balasan Complaint Letter: Keluhan Barang Rusak
Perihal: Tanggapan Terhadap Keluhan No. 20231026-001
Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Pelanggan],
Dengan hormat,
Terima kasih atas surat keluhan Anda tertanggal 26 Oktober 2023 perihal barang rusak. Kami sangat menyesal atas ketidaknyamanan yang Anda alami terkait kerusakan [Nama Barang] yang Anda pesan.
Kami telah menindaklanjuti keluhan Anda dengan seksama dan melakukan pengecekan terhadap barang yang Anda terima. Hasil pengecekan menunjukkan bahwa kerusakan terjadi akibat kesalahan dalam proses pengemasan.
Sebagai bentuk pertanggungjawaban, kami menawarkan [Solusi, misal: penggantian barang baru, pengembalian dana, diskon pembelian berikutnya]. Kami berharap solusi ini dapat menyelesaikan masalah yang Anda hadapi.
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Kami berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik dan berusaha semaksimal mungkin untuk mencegah hal serupa terjadi di masa depan.
Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
