Contoh Surat Dinas dan Analisis Strukturnya
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan dalam lingkungan instansi, baik pemerintahan maupun swasta. Surat dinas memiliki struktur yang baku dan berisi informasi penting terkait tujuan dan isi pesan. Berikut ini contoh surat dinas dan analisis strukturnya:
Contoh Surat Dinas
SURAT DINAS
Nomor : 001/SD/KPL/I/2023
Perihal : Permohonan Izin Kunjungan
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan Kota Medan di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kegiatan praktek lapangan mahasiswa Program Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar Universitas Negeri Medan, kami mohon izin untuk melakukan kunjungan ke sekolah yang Bapak/Ibu pimpin pada tanggal 10 - 12 Januari 2023.
Kunjungan ini bertujuan untuk memberikan pengalaman belajar bagi mahasiswa dalam memahami proses pembelajaran di sekolah secara langsung. Jumlah mahasiswa yang akan melakukan kunjungan sebanyak 20 orang, didampingi oleh 2 orang dosen pembimbing.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan izin dan dukungan terhadap kegiatan ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Program Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar
Universitas Negeri Medan
Dr. (Nama Ketua)
Analisis Struktur Surat Dinas
1. Kop Surat
- Nama Instansi: Universitas Negeri Medan
- Alamat Instansi: (Alamat lengkap Universitas Negeri Medan)
- Nomor Telepon: (Nomor telepon instansi)
- Website: (Website instansi, jika ada)
2. Nomor Surat
- Nomor Surat: 001/SD/KPL/I/2023
- Penjelasan:
- 001: Nomor urut surat
- SD: Singkatan dari Surat Dinas
- KPL: Singkatan dari Kepada
- I: Bulan (I = Januari)
- 2023: Tahun
3. Perihal
- Perihal: Permohonan Izin Kunjungan
- Penjelasan: Singkat dan jelas mencantumkan isi pokok surat
4. Lampiran
- Lampiran: (Mencantumkan jumlah dan jenis lampiran jika ada)
- Penjelasan: Jika surat disertai lampiran, lampiran dicantumkan di bagian ini.
5. Alamat Penerima
- Yth. Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan Kota Medan
- di tempat
- Penjelasan: Mencantumkan nama penerima surat beserta jabatan dan alamat lengkap
6. Salam Pembuka
- Dengan hormat,
- Penjelasan: Salam pembuka yang formal dan sopan.
7. Isi Surat
- Penjelasan: Bagian ini berisi uraian tentang tujuan dan isi pesan surat. Dalam contoh surat di atas, isi surat berisi permohonan izin kunjungan mahasiswa.
- Latar Belakang: Menjelaskan alasan pengajuan permohonan.
- Tujuan: Menjelaskan tujuan dari kunjungan tersebut.
- Rincian: Mencantumkan detail mengenai kegiatan, jumlah peserta, dan waktu kunjungan.
8. Salam Penutup
- Hormat kami,
- Penjelasan: Salam penutup yang formal dan sopan.
9. Nama dan Jabatan Pengirim
- Ketua Program Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar
- Universitas Negeri Medan
- Dr. (Nama Ketua)
- Penjelasan: Mencantumkan nama lengkap dan jabatan pengirim surat.
10. Tanda Tangan
- Penjelasan: Mencantumkan tanda tangan pengirim surat, beserta nama tertera dan cap instansi.
Catatan: Struktur surat dinas dapat sedikit berbeda tergantung pada instansi dan tujuan surat. Namun, secara umum struktur surat dinas tetap memiliki komponen-komponen yang sama.
Hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat dinas:
- Bahasa yang digunakan harus formal dan sopan.
- Isi surat harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
- Surat harus ditulis dengan tata bahasa yang baik dan benar.
- Struktur surat harus sesuai dengan kaidah penulisan surat dinas.
- Surat harus dicetak dengan rapi dan menggunakan kertas berlogo instansi.
Kesimpulan
Surat dinas merupakan alat komunikasi formal yang penting dalam kegiatan instansi. Dengan memahami struktur dan kaidah penulisannya, kita dapat membuat surat dinas yang efektif dan profesional.
