Contoh Surat Dinas yang Benar dan Lengkap
Surat dinas merupakan surat resmi yang digunakan dalam kegiatan resmi suatu instansi atau lembaga. Surat dinas memiliki format dan tata cara penulisan yang baku dan harus dipenuhi agar surat tersebut dapat diterima dan diproses dengan baik.
Berikut ini adalah contoh surat dinas yang benar dan lengkap, dilengkapi dengan penjelasan mengenai bagian-bagiannya:
[Kop Surat]
[Nama Instansi] [Alamat Instansi] [Nomor Telepon] [Email Instansi]
[Tanggal]
Nomor: [Nomor Surat] Perihal: [Perihal Surat]
Kepada Yth. [Nama Penerima Surat] [Jabatan Penerima Surat] [Instansi Penerima Surat] [Alamat Penerima Surat]
Dengan hormat,
[Isi Surat]
[Salam penutup]
[Nama Pembuat Surat] [Jabatan Pembuat Surat]
[Tanda Tangan]
[Stempel Instansi]
Penjelasan Bagian-Bagian Surat Dinas:
1. Kop Surat
- Nama Instansi: Nama lengkap instansi/lembaga pengirim surat.
- Alamat Instansi: Alamat lengkap instansi/lembaga pengirim surat.
- Nomor Telepon: Nomor telepon yang dapat dihubungi.
- Email Instansi: Alamat email resmi instansi/lembaga.
2. Tanggal
- Tanggal Penulisan Surat: Tanggal surat ditulis dengan format tahun-bulan-tanggal (contoh: 2023-07-20).
3. Nomor Surat
- Nomor Surat: Nomor surat terdiri dari kode instansi dan nomor urut surat.
- Perihal: Judul singkat yang menjelaskan isi surat.
4. Alamat Surat
- Kepada Yth: Kata penghormatan yang digunakan di awal alamat surat.
- Nama Penerima Surat: Nama lengkap penerima surat.
- Jabatan Penerima Surat: Jabatan penerima surat.
- Instansi Penerima Surat: Nama instansi/lembaga penerima surat.
- Alamat Penerima Surat: Alamat lengkap instansi/lembaga penerima surat.
5. Isi Surat
- Pembuka: Kalimat pembuka yang berisi salam hormat dan tujuan penulisan surat.
- Isi: Bagian utama yang memuat informasi yang ingin disampaikan dalam surat.
- Penutup: Kalimat penutup yang berisi harapan dan ucapan terima kasih.
6. Salam Penutup
- Salam Penutup: Kalimat penutup yang berisi ungkapan hormat dan salam.
7. Nama dan Jabatan Pembuat Surat
- Nama Pembuat Surat: Nama lengkap pembuat surat.
- Jabatan Pembuat Surat: Jabatan pembuat surat.
8. Tanda Tangan
- Tanda Tangan: Tanda tangan pembuat surat.
9. Stempel Instansi
- Stempel Instansi: Stempel resmi instansi/lembaga pengirim surat.
Tips Menulis Surat Dinas yang Baik:
- Gunakan bahasa yang baku dan formal.
- Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa yang tidak resmi.
- Pastikan isi surat jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
- Periksa kembali kesalahan penulisan sebelum mengirim surat.
Contoh Isi Surat Dinas:
Berikut adalah contoh isi surat dinas untuk permohonan ijin kunjungan ke sebuah instansi:
[Isi Surat]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami mohon ijin untuk melakukan kunjungan kerja ke [Instansi Penerima Surat] pada tanggal [Tanggal Kunjungan], pukul [Waktu Kunjungan]. Kunjungan ini bertujuan untuk [Tujuan Kunjungan].
Kami bermaksud untuk bertemu dengan [Nama Penerima Kunjungan] untuk [Tujuan Pertemuan].
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
[Salam Penutup]
[Nama Pembuat Surat] [Jabatan Pembuat Surat]
[Tanda Tangan] [Stempel Instansi]
Catatan:
Contoh surat dinas di atas dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Pastikan untuk menyesuaikan isi surat dengan tujuan dan informasi yang ingin disampaikan.
