Contoh Surat Edaran Tentang Tata Naskah Dinas
Berikut adalah contoh surat edaran tentang tata naskah dinas:
SURAT EDARAN
NOMOR: 001/SE/KANTOR/2023
TENTANG
TATA NASKAH DINAS
Kepada Yth.
Seluruh Pegawai Kantor [Nama Kantor]
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pentingnya tata kelola administrasi yang baik dan tertib, khususnya dalam penyusunan dan pengolahan naskah dinas, maka dengan ini kami sampaikan Surat Edaran tentang Tata Naskah Dinas.
Berikut beberapa poin penting yang perlu diperhatikan dalam penyusunan naskah dinas:
1. Format dan Penyusunan Naskah Dinas
- Format: Naskah dinas harus mengikuti format yang telah ditetapkan, yaitu menggunakan format surat resmi dengan menggunakan kertas berukuran A4, margin 4 cm kiri, 3 cm kanan, atas, dan bawah, serta menggunakan font Times New Roman ukuran 12.
- Struktur: Naskah dinas terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Kop Surat: Mencantumkan identitas kantor, nomor surat, tanggal, dan lampiran.
- Perihal: Mencantumkan pokok permasalahan yang dibahas dalam surat.
- Alamat: Mencantumkan alamat penerima surat.
- Salam Pembuka: Mencantumkan salam pembuka, seperti “Dengan hormat,”.
- Isi Surat: Mencantumkan isi surat yang ingin disampaikan secara jelas dan ringkas.
- Salam Penutup: Mencantumkan salam penutup, seperti “Demikian surat edaran ini kami sampaikan untuk menjadi perhatian dan pedoman.”
- Tanda Tangan: Mencantumkan nama dan jabatan pengirim surat.
2. Penggunaan Bahasa
- Bahasa Baku: Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baku dan mudah dipahami.
- Kalimat Efektif: Gunakan kalimat yang efektif, ringkas, dan tidak bertele-tele.
- Singkat dan Jelas: Hindari penggunaan kata-kata yang bermakna ganda atau sulit dipahami.
3. Penyimpanan dan Pengarsipan Naskah Dinas
- Sistematika: Naskah dinas harus disimpan dan diarsipkan dengan sistematika yang jelas dan mudah ditemukan.
- Labeling: Berikan label yang jelas pada setiap naskah dinas agar mudah dalam pencarian.
- Keamanan: Jaga keamanan naskah dinas agar tidak hilang atau rusak.
4. Penyampaian Naskah Dinas
- Surat Resmi: Gunakan surat resmi untuk menyampaikan naskah dinas kepada pihak terkait.
- Media: Naskah dinas dapat disampaikan melalui media surat, email, atau fax.
- Penerima: Pastikan naskah dinas sampai kepada penerima yang dituju.
5. Monitoring dan Evaluasi
- Evaluasi Berkala: Lakukan evaluasi berkala terhadap penerapan tata naskah dinas.
- Pembenahan: Lakukan pembenahan terhadap kekurangan yang ditemukan dalam penerapan tata naskah dinas.
Demikian Surat Edaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Kepala Kantor]
[Jabatan]
[Nama Kantor]
[Alamat Kantor]
[Nomor Telepon]
[Email]
Catatan:
- Contoh Surat Edaran di atas dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor.
- Pastikan untuk menyertakan lampiran jika diperlukan, seperti contoh format naskah dinas.
Semoga contoh surat edaran ini dapat bermanfaat bagi Anda.
