Contoh Surat Instansi Pemerintah
Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang penting dalam dunia pemerintahan. Surat instansi pemerintah memiliki ciri khas tersendiri, yang mencerminkan formalitas dan tata cara yang berlaku dalam birokrasi. Berikut adalah beberapa contoh surat instansi pemerintah yang umum digunakan:
1. Surat Permohonan
Surat permohonan merupakan surat yang diajukan oleh suatu instansi pemerintah kepada instansi lain, baik di tingkat pusat maupun daerah, untuk meminta bantuan, izin, atau informasi tertentu.
Contoh Surat Permohonan:
[Kop Surat Instansi]
Nomor: [Nomor Surat] Perihal: Permohonan [Tujuan Permohonan]
Kepada Yth. [Jabatan Penerima Surat] [Instansi Penerima Surat] di [Tempat]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, [Nama Instansi Pengirim] mengajukan permohonan [Tujuan Permohonan].
[Jelaskan secara detail mengenai permohonan, termasuk latar belakang, tujuan, dan hal-hal yang perlu diketahui penerima surat.]
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Pengirim Surat]
2. Surat Edaran
Surat edaran merupakan surat yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah untuk memberikan informasi atau petunjuk kepada instansi lain, baik di tingkat pusat maupun daerah.
Contoh Surat Edaran:
[Kop Surat Instansi]
Nomor: [Nomor Surat] Perihal: [Perihal Surat Edaran]
Kepada Yth. [Jabatan Penerima Surat] [Instansi Penerima Surat] di [Tempat]
Perihal: [Perihal Surat Edaran]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan [Latar Belakang], maka dengan ini kami sampaikan [Informasi atau petunjuk yang disampaikan].
[Jelaskan secara detail informasi atau petunjuk yang ingin disampaikan, termasuk langkah-langkah yang harus dilakukan oleh penerima surat.]
Demikian surat edaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Pengirim Surat]
3. Surat Undangan
Surat undangan digunakan untuk mengundang seseorang atau instansi lain untuk menghadiri acara yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah.
Contoh Surat Undangan:
[Kop Surat Instansi]
Nomor: [Nomor Surat] Perihal: Undangan [Acara yang diundang]
Kepada Yth. [Nama Penerima Undangan] [Jabatan Penerima Undangan] [Instansi Penerima Undangan] di [Tempat]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri [Acara yang diundang] yang akan diselenggarakan pada:
- Hari, tanggal : [Hari, Tanggal]
- Waktu : [Waktu]
- Tempat : [Tempat]
[Jelaskan secara singkat mengenai acara yang diundang, termasuk tujuan dan materi yang akan disampaikan.]
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Pengirim Surat]
4. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi informasi penting yang ingin disampaikan kepada pihak-pihak terkait.
Contoh Surat Pemberitahuan:
[Kop Surat Instansi]
Nomor: [Nomor Surat] Perihal: Pemberitahuan [Perihal Pemberitahuan]
Kepada Yth. [Nama Penerima Surat] [Jabatan Penerima Surat] [Instansi Penerima Surat] di [Tempat]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan [Latar Belakang], maka dengan ini kami sampaikan pemberitahuan tentang [Perihal Pemberitahuan].
[Jelaskan secara detail mengenai hal yang diberitahukan, termasuk informasi penting yang perlu diketahui penerima surat.]
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Pengirim Surat]
5. Surat Keterangan
Surat keterangan merupakan surat yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah untuk menerangkan atau mengesahkan suatu hal yang benar dan terjadi.
Contoh Surat Keterangan:
[Kop Surat Instansi]
Nomor: [Nomor Surat] Perihal: Surat Keterangan [Perihal Surat Keterangan]
Yang bertanda tangan di bawah ini:
- Nama : [Nama Pejabat]
- Jabatan : [Jabatan Pejabat]
- Instansi : [Nama Instansi]
Dengan ini menerangkan bahwa:
- Nama : [Nama Orang yang bersangkutan]
- Tempat tanggal lahir : [Tempat tanggal lahir]
- Pekerjaan : [Pekerjaan]
- Alamat : [Alamat]
[Jelaskan secara detail mengenai hal yang dibuktikan dalam surat keterangan, termasuk informasi penting yang perlu diketahui penerima surat.]
Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya dan untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
[Tempat, Tanggal]
[Nama dan Jabatan Pejabat yang menandatangani]
Catatan:
- Ini hanyalah contoh surat, dan mungkin perlu dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan dan tujuan masing-masing surat.
- Penggunaan bahasa yang sopan dan formal sangat penting dalam penulisan surat instansi pemerintah.
- Perhatikan tata letak dan format penulisan surat, pastikan mengikuti aturan yang berlaku.
