Contoh Surat Instruksi Kepala Dinas
Surat instruksi merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan oleh kepala dinas untuk memberikan arahan, petunjuk, dan perintah kepada bawahannya. Surat ini biasanya berisi tentang tugas, kewajiban, atau kegiatan yang harus dilaksanakan oleh bawahannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Berikut adalah contoh surat instruksi kepala dinas:
SURAT INSTRUKSI
Nomor: 001/DINAS-X/2023
Perihal: Instruksi Pelaksanaan Kegiatan X
Kepada Yth.
Seluruh Pegawai Dinas X
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Kegiatan X pada tanggal [Tanggal] di [Tempat], maka dengan ini saya menginstruksikan kepada seluruh pegawai Dinas X untuk:
1. Persiapan Kegiatan
- [Tugas/Kewajiban]
- [Tugas/Kewajiban]
- [Tugas/Kewajiban]
2. Pelaksanaan Kegiatan
- [Tugas/Kewajiban]
- [Tugas/Kewajiban]
- [Tugas/Kewajiban]
3. Laporan
- Seluruh pegawai Dinas X wajib membuat laporan tertulis mengenai pelaksanaan Kegiatan X.
- Laporan dibuat paling lambat [Tanggal] dan diserahkan kepada [Nama/Jabatan].
4. Penutup
Demikian surat instruksi ini dibuat agar dapat dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Dinas X
[Nama Kepala Dinas]
[NIP]
Catatan:
- Isi surat instruksi dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan kegiatan yang akan dilaksanakan.
- Pastikan surat instruksi ditulis dengan bahasa yang jelas, mudah dipahami, dan formal.
- Surat instruksi dapat dilampiri dengan dokumen lain seperti pedoman pelaksanaan kegiatan, daftar tugas dan tanggung jawab, dan sebagainya.
Selain contoh di atas, berikut beberapa poin penting dalam membuat surat instruksi kepala dinas:
- Judul: Judul harus jelas dan singkat, menggambarkan isi surat instruksi.
- Isi: Isi surat harus lengkap, jelas, dan mudah dipahami.
- Penutup: Penutup surat berisi ucapan terima kasih dan harapan agar instruksi dapat dilaksanakan dengan baik.
- Lampiran: Lampiran dapat disertakan jika diperlukan untuk memperjelas isi surat instruksi.
Dengan menggunakan surat instruksi, kepala dinas dapat memastikan bahwa bawahannya memahami dan melaksanakan tugas dan kewajibannya dengan baik. Hal ini akan membantu dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
