Contoh Surat Internal Bisnis Perusahaan
Surat internal bisnis merupakan bentuk komunikasi tertulis yang digunakan di dalam sebuah perusahaan untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau permintaan kepada karyawan, departemen, atau bagian lain di dalam perusahaan. Berikut beberapa contoh surat internal bisnis yang sering digunakan:
1. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau bagian tertentu dalam perusahaan. Biasanya digunakan untuk mengumumkan informasi penting, seperti:
- Kebijakan baru: Misalnya kebijakan baru tentang jam kerja, cuti, atau kode etik perusahaan.
- Pengumuman acara: Seperti rapat, seminar, atau kegiatan perusahaan lainnya.
- Informasi penting: Seperti perubahan sistem, pengumuman pemenang penghargaan, atau informasi mengenai bencana alam.
Contoh:
SURAT EDARAN
Nomor: 001/SE/PT.ABC/I/2023
Perihal: Pengumuman Libur Hari Raya Idul Fitri 1444 H
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan PT. ABC
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan datangnya Hari Raya Idul Fitri 1444 H, bersama ini kami sampaikan bahwa PT. ABC akan memberikan libur kepada seluruh karyawan selama 6 (enam) hari, mulai tanggal [Tanggal] s.d. [Tanggal].
Untuk kelancaran operasional perusahaan, kami mohon kepada seluruh karyawan untuk:
- Menyelesaikan pekerjaan yang tertunda sebelum tanggal [Tanggal].
- Menyerahkan laporan pekerjaan kepada atasan masing-masing sebelum tanggal [Tanggal].
- Menjaga keamanan dan ketertiban di lingkungan kerja selama masa libur.
Demikian surat edaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur PT. ABC
[Nama Direktur]
2. Surat Permohonan
Surat permohonan merupakan surat yang ditujukan kepada karyawan atau bagian lain dalam perusahaan untuk meminta bantuan, persetujuan, atau informasi. Contohnya:
- Permohonan cuti: Karyawan mengajukan permohonan cuti kepada atasannya.
- Permohonan pengadaan barang: Bagian pengadaan mengajukan permohonan pengadaan barang kepada direktur.
- Permohonan izin: Karyawan mengajukan permohonan izin untuk mengikuti kegiatan di luar kantor.
Contoh:
SURAT PERMOHONAN
Nomor: 002/SP/PT.XYZ/I/2023
Perihal: Permohonan Cuti
Kepada Yth.
Bapak [Nama Atasan]
Manager [Nama Departemen]
PT. XYZ
Di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Karyawan] dengan nomor karyawan [Nomor Karyawan], mengajukan permohonan cuti kerja selama [Lama Cuti] hari, terhitung mulai tanggal [Tanggal] s.d. [Tanggal].
Permohonan cuti ini dikarenakan [Alasan Cuti].
Atas perhatian dan persetujuannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Karyawan]
3. Surat Laporan
Surat laporan adalah surat yang dibuat untuk menyampaikan informasi atau hasil pekerjaan kepada atasan atau bagian terkait. Contohnya:
- Laporan kemajuan proyek: Tim proyek menyampaikan laporan kemajuan proyek kepada manager.
- Laporan keuangan: Bagian keuangan menyampaikan laporan keuangan kepada direktur.
- Laporan kunjungan: Karyawan yang melakukan kunjungan ke klien menyampaikan laporan kunjungan kepada atasannya.
Contoh:
LAPORAN KERJA
Nomor: 003/LK/PT.DEF/I/2023
Perihal: Laporan Kemajuan Proyek [Nama Proyek]
Kepada Yth.
Bapak [Nama Atasan]
Manager [Nama Departemen]
PT. DEF
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan laporan kemajuan proyek [Nama Proyek] periode [Tanggal] s.d. [Tanggal].
[Isi Laporan: Uraikan kemajuan proyek, kendala yang dihadapi, dan rencana ke depan]
Demikian laporan ini kami sampaikan, atas perhatian dan bimbingannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Tim Proyek]
4. Surat Instruksi
Surat instruksi merupakan surat yang dikeluarkan oleh atasan untuk memberikan instruksi atau perintah kepada karyawan atau bagian tertentu. Contohnya:
- Instruksi pelaksanaan tugas: Atasan memberikan instruksi kepada karyawan untuk menyelesaikan tugas tertentu.
- Instruksi perubahan jadwal: Atasan menginstruksikan perubahan jadwal kerja kepada karyawan.
- Instruksi pemanggilan rapat: Atasan menginstruksikan pemanggilan rapat kepada karyawan.
Contoh:
SURAT INSTRUKSI
Nomor: 004/SI/PT.GHI/I/2023
Perihal: Instruksi Pelaksanaan Tugas
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
[Jabatan]
PT. GHI
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan [Alasan Instruksi], bersama ini kami sampaikan instruksi pelaksanaan tugas kepada Bapak/Ibu:
[Isi Instruksi: Uraikan tugas yang harus dilakukan, target yang ingin dicapai, dan deadline penyelesaian]
Demikian surat instruksi ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Atasan]
[Jabatan]
5. Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang dibuat untuk menyampaikan informasi penting kepada seluruh karyawan atau bagian tertentu dalam perusahaan. Biasanya digunakan untuk mengumumkan:
- Informasi penting: Seperti perubahan kebijakan, pengumuman pemenang penghargaan, atau informasi mengenai bencana alam.
- Acara: Seperti rapat, seminar, atau kegiatan perusahaan lainnya.
- Lowongan kerja: Pengumuman lowongan kerja di perusahaan.
Contoh:
SURAT PENGUMUMAN
Nomor: 005/SP/PT.JKL/I/2023
Perihal: Pengumuman Pemenang Lomba Inovasi
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan PT. JKL
Di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami umumkan bahwa pemenang Lomba Inovasi PT. JKL tahun 2023 adalah:
[Nama Pemenang]
Dengan judul inovasi [Judul Inovasi]
Atas nama PT. JKL, kami ucapkan selamat kepada pemenang lomba dan terima kasih atas partisipasi seluruh karyawan.
Demikian surat pengumuman ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur PT. JKL
[Nama Direktur]
Kesimpulan
Contoh surat internal bisnis di atas dapat menjadi acuan dalam membuat surat internal di perusahaan. Pastikan surat yang dibuat jelas, ringkas, dan mudah dipahami oleh penerima. Selain itu, penting untuk memperhatikan tata bahasa dan ejaan yang benar.
Catatan:
- Setiap perusahaan memiliki format dan isi surat internal yang berbeda-beda.
- Contoh surat yang diberikan di atas hanyalah contoh dan bisa diadaptasi sesuai kebutuhan perusahaan.
- Konsultasikan dengan bagian HRD atau divisi terkait mengenai format surat internal yang berlaku di perusahaan Anda.
