Contoh Surat Klarifikasi Pengaduan
Berikut adalah contoh surat klarifikasi pengaduan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Perihal: Klarifikasi Pengaduan
Kepada Yth.
[Nama Pihak Penerima Pengaduan]
[Jabatan Pihak Penerima Pengaduan]
[Instansi/Lembaga Pihak Penerima Pengaduan]
di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami [Nama Perusahaan/Instansi/Organisasi/Perorangan] ingin menyampaikan klarifikasi terkait pengaduan yang diterima oleh Bapak/Ibu terkait [Uraikan secara singkat isi pengaduan].
Berikut kami sampaikan penjelasan terkait pengaduan tersebut:
- [Uraikan poin-poin klarifikasi Anda dengan jelas dan ringkas. Berikan bukti-bukti yang mendukung penjelasan Anda jika diperlukan.]
- [Jika diperlukan, sampaikan upaya yang telah Anda lakukan untuk mengatasi masalah yang diadukan.]
- [Jika Anda memiliki usulan solusi, sampaikan dalam surat ini.]
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan oleh [Uraikan secara singkat permasalahan yang diadukan]. Kami berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik kepada seluruh pelanggan/masyarakat.
Demikian surat klarifikasi ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan/Instansi/Organisasi/Perorangan]
[Nama dan Jabatan Penanggung Jawab]
[Nomor Telepon/Email]
Catatan:
- Sesuaikan isi surat dengan kasus pengaduan yang Anda terima.
- Gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami.
- Hindari penggunaan bahasa yang provokatif atau emosional.
- Sertakan bukti-bukti yang mendukung penjelasan Anda.
- Kirimkan surat klarifikasi kepada pihak yang berwenang menerima pengaduan.
Semoga contoh surat klarifikasi ini dapat membantu Anda.
