Contoh Surat Klarifikasi dan Permohonan Maaf
Surat klarifikasi dan permohonan maaf merupakan surat resmi yang ditujukan kepada pihak terkait untuk memberikan penjelasan dan menyampaikan permohonan maaf atas kesalahan atau kekeliruan yang telah dilakukan. Surat ini bertujuan untuk meluruskan kesalahpahaman, membangun kembali kepercayaan, dan memperbaiki hubungan yang terganggu.
Berikut adalah contoh surat klarifikasi dan permohonan maaf yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
[Nama Instansi/Perusahaan] [Alamat] [Nomor Telepon] [Email]
[Tanggal]
Perihal: Klarifikasi dan Permohonan Maaf
Kepada Yth. [Nama Pihak yang Dituju] [Jabatan/Posisi] [Instansi/Perusahaan] [Alamat]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan klarifikasi dan permohonan maaf terkait dengan [sebutkan kejadian/permasalahan yang ingin diklarifikasi].
[Jelaskan secara rinci kejadian/permasalahan yang ingin diklarifikasi. Sebutkan fakta yang benar dan luruskan kesalahpahaman yang terjadi. Sertakan bukti-bukti yang mendukung klarifikasi Anda jika diperlukan.]
Kami menyadari bahwa kejadian ini telah menimbulkan [sebutkan dampak negatif yang terjadi] dan kami sangat menyesal atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Kami bertanggung jawab penuh atas kesalahan yang terjadi dan kami akan melakukan upaya terbaik untuk mencegah kejadian serupa terulang di masa depan.
Sebagai bentuk permohonan maaf kami, kami akan [sebutkan tindakan yang akan diambil untuk memperbaiki kesalahan yang dilakukan. Misalnya: melakukan evaluasi internal, memberikan pelatihan kepada staf, atau memberikan kompensasi kepada pihak yang dirugikan].
Kami berharap surat klarifikasi dan permohonan maaf ini dapat diterima dengan baik. Kami mohon pengertian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
[Nama Pihak yang Menandatangani] [Jabatan/Posisi]
Catatan:
- Anda dapat memodifikasi contoh surat ini sesuai dengan kebutuhan dan situasi Anda.
- Pastikan surat klarifikasi dan permohonan maaf ditulis dengan bahasa yang santun, sopan, dan mudah dipahami.
- Sertakan bukti-bukti yang mendukung klarifikasi Anda untuk memperkuat kredibilitas surat.
- Tindakan yang diambil untuk memperbaiki kesalahan harus realistis dan dapat diimplementasikan.
- Kirimkan surat klarifikasi dan permohonan maaf secara resmi melalui pos atau email.
Penting untuk diingat bahwa surat klarifikasi dan permohonan maaf merupakan langkah awal untuk memperbaiki kesalahan yang telah dilakukan. Anda juga perlu melakukan tindakan nyata untuk membangun kembali kepercayaan dan memperbaiki hubungan yang terganggu.
