Contoh Surat Non Efektif Perusahaan
Surat adalah salah satu media komunikasi tertulis yang penting dalam dunia bisnis. Namun, tidak semua surat efektif dalam menyampaikan pesan dan mencapai tujuan yang diinginkan. Berikut beberapa contoh surat non efektif yang sering ditemui di perusahaan:
1. Surat dengan Bahasa yang Rumit dan Bertele-tele
Contoh:
"Dengan hormat,
Sehubungan dengan permintaan Bapak/Ibu terkait dengan pengajuan permohonan izin cuti tahunan, maka dengan ini kami sampaikan bahwa permohonan Bapak/Ibu telah kami terima dan sedang dalam proses peninjauan. Adapun proses peninjauan tersebut akan dilakukan oleh pihak terkait dan akan diinformasikan lebih lanjut melalui surat terpisah.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih."
Surat di atas menggunakan bahasa yang bertele-tele dan kurang jelas. Kalimatnya panjang dan berbelit-belit, sehingga sulit dipahami dan membuat penerima merasa tidak nyaman.
Tips:
- Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami.
- Hindari penggunaan istilah teknis yang tidak umum.
- Buat kalimat yang ringkas dan padat.
- Hindari penggunaan kata-kata yang bermakna ganda.
2. Surat yang Tidak Fokus pada Tujuan
Contoh:
"Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan,
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan beberapa hal terkait dengan kegiatan operasional perusahaan. Pertama, kami ingin menyampaikan bahwa kinerja tim pemasaran mengalami peningkatan signifikan pada bulan ini. Kedua, kami ingin melaporkan bahwa tim produksi sedang mengalami kendala dalam proses produksi. Ketiga, kami ingin meminta persetujuan untuk mengadakan pelatihan bagi karyawan.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih."
Surat di atas tidak memiliki fokus yang jelas. Isinya terlalu banyak dan tidak terstruktur dengan baik, sehingga sulit bagi penerima untuk memahami maksud dari surat tersebut.
Tips:
- Tentukan tujuan utama dari surat tersebut.
- Fokuskan isi surat pada tujuan utama tersebut.
- Gunakan poin-poin yang jelas dan ringkas untuk menyampaikan informasi.
3. Surat yang Kurang Informatif
Contoh:
"Perihal: Permohonan Izin Cuti
Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan,
Dengan hormat,
Mohon izin untuk cuti pada tanggal ... s.d. ....
Atas perhatiannya, terima kasih."
Surat di atas terlalu singkat dan kurang informatif. Penerima tidak mengetahui alasan permohonan cuti, jangka waktu cuti, dan siapa yang akan menggantikan tugas selama cuti.
Tips:
- Sertakan informasi yang lengkap dan jelas.
- Jelaskan alasan permohonan, jangka waktu, dan siapa yang akan menggantikan tugas selama cuti.
- Gunakan bahasa yang sopan dan profesional.
4. Surat yang Tidak Profesional
Contoh:
"Hai Bos,
Gue mau cuti tanggal ... s.d. ....
Ok ya, thanks!"
Surat di atas tidak profesional karena menggunakan bahasa yang informal dan tidak sopan.
Tips:
- Gunakan bahasa yang formal dan sopan.
- Hindari penggunaan bahasa gaul dan singkatan.
- Pastikan surat tersebut ditulis dengan tata bahasa yang benar.
5. Surat yang Tidak Memiliki Kesimpulan
Contoh:
"Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan,
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan bahwa perusahaan akan mengadakan acara ... pada tanggal ....
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya, terima kasih."
Surat di atas tidak memiliki kesimpulan yang jelas. Penerima tidak mengetahui apa yang diharapkan dari mereka setelah membaca surat tersebut.
Tips:
- Sertakan kesimpulan yang jelas dan ringkas.
- Jelaskan apa yang diharapkan dari penerima setelah membaca surat tersebut.
- Gunakan bahasa yang memotivasi dan positif.
Kesimpulan:
Surat non efektif dapat menghambat komunikasi dan membuat penerima merasa tidak nyaman. Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan beberapa aspek seperti bahasa, fokus, informativitas, profesionalitas, dan kesimpulan. Dengan menulis surat yang efektif, Anda dapat menyampaikan pesan dengan jelas, mencapai tujuan yang diinginkan, dan membangun hubungan yang baik dengan penerima.
