Contoh Surat Penolakan: Panduan Lengkap dan Format yang Benar
Surat penolakan merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk menyampaikan keputusan negatif terhadap suatu permohonan atau proposal. Menulis surat penolakan yang profesional dan sopan sangat penting untuk menjaga hubungan baik dengan pihak yang bersangkutan. Berikut contoh surat penolakan dan panduan lengkapnya:
1. Surat Penolakan Pekerjaan
Kepada Yth.
[Nama Pelamar]
[Alamat Pelamar]
Perihal: Penolakan Lamaran Kerja
Dengan hormat,
Menanggapi surat lamaran kerja Bapak/Ibu yang kami terima pada tanggal [Tanggal Terima Lamaran], dengan ini kami sampaikan bahwa kami memutuskan untuk tidak melanjutkan proses seleksi Bapak/Ibu untuk posisi [Nama Posisi] di perusahaan kami.
Kami telah mempertimbangkan semua aplikasi yang masuk dan memutuskan untuk memilih kandidat lain yang lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini.
Meskipun demikian, kami mengapresiasi waktu dan usaha Bapak/Ibu dalam mengirimkan lamaran kerja. Kami berharap Bapak/Ibu dapat menemukan pekerjaan yang sesuai dengan keinginan dan kemampuan Bapak/Ibu.
Demikian surat penolakan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Jabatan Penanda Tangan]
2. Surat Penolakan Proposal
Kepada Yth.
[Nama Pengirim Proposal]
[Alamat Pengirim Proposal]
Perihal: Penolakan Proposal [Nama Proposal]
Dengan hormat,
Terima kasih atas proposal [Nama Proposal] yang telah Bapak/Ibu kirimkan pada tanggal [Tanggal Terima Proposal]. Kami telah meneliti dan membahas proposal tersebut dengan seksama.
Setelah melalui proses evaluasi yang ketat, kami memutuskan untuk tidak menerima proposal Bapak/Ibu. Keputusan ini diambil berdasarkan [Alasan Penolakan].
Meskipun demikian, kami mengapresiasi usaha dan ide-ide yang Bapak/Ibu tuangkan dalam proposal tersebut. Kami berharap Bapak/Ibu dapat terus mengembangkan ide dan proposal yang bermanfaat di masa mendatang.
Demikian surat penolakan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan/Lembaga]
[Jabatan Penanda Tangan]
3. Surat Penolakan Pinjaman
Kepada Yth.
[Nama Pemohon Pinjaman]
[Alamat Pemohon Pinjaman]
Perihal: Penolakan Permohonan Pinjaman
Dengan hormat,
Menanggapi permohonan pinjaman Bapak/Ibu yang kami terima pada tanggal [Tanggal Terima Permohonan], dengan ini kami sampaikan bahwa kami memutuskan untuk tidak menyetujui permohonan pinjaman Bapak/Ibu.
Keputusan ini diambil berdasarkan [Alasan Penolakan]. Kami memahami bahwa hal ini mungkin mengecewakan, namun kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami.
Kami tetap terbuka untuk menerima permohonan pinjaman di masa mendatang jika kondisi Bapak/Ibu sudah memenuhi persyaratan yang kami tetapkan.
Demikian surat penolakan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Bank/Lembaga Keuangan]
[Jabatan Penanda Tangan]
Tips Menulis Surat Penolakan:
- Jujur dan sopan: Hindari pernyataan yang ambigu atau bernada menyindir. Sampaikan alasan penolakan dengan jelas dan sopan.
- Tulis dengan bahasa formal: Gunakan bahasa resmi dan hindari bahasa gaul atau slang.
- Berikan ucapan terima kasih: Ungkapkan rasa terima kasih atas waktu dan usaha yang telah diberikan.
- Tulis dengan singkat dan padat: Hindari kalimat yang bertele-tele dan fokus pada inti pesan.
- Periksa kembali sebelum dikirim: Pastikan surat bebas dari kesalahan ejaan dan tata bahasa.
Kesimpulan
Surat penolakan adalah dokumen resmi yang penting untuk menyampaikan keputusan negatif dengan cara yang profesional dan sopan. Dengan memahami format dan tips menulis surat penolakan, Anda dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan menjaga hubungan baik dengan pihak yang bersangkutan.
