Contoh Surat Pemberitahuan Barang Rusak
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan barang rusak yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
[Nama Perusahaan] [Alamat Perusahaan] [Nomor Telepon Perusahaan] [Email Perusahaan]
[Tanggal]
Kepada Yth. [Nama Penerima] [Alamat Penerima]
Perihal: Pemberitahuan Barang Rusak
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa kami telah menerima barang pesanan dengan nomor pesanan [Nomor Pesanan] pada tanggal [Tanggal Penerimaan].
Namun, kami menemukan bahwa beberapa barang dalam pesanan tersebut mengalami kerusakan, yaitu:
- [Nama Barang 1] dengan nomor seri [Nomor Seri 1] mengalami kerusakan [Jenis Kerusakan 1].
- [Nama Barang 2] dengan nomor seri [Nomor Seri 2] mengalami kerusakan [Jenis Kerusakan 2].
Kami telah melampirkan foto/video yang menunjukkan kerusakan barang tersebut sebagai bukti.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kiranya Bapak/Ibu dapat segera memproses pengembalian dan penggantian barang yang rusak tersebut. Kami berharap proses penggantian dapat dilakukan dengan cepat dan lancar.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
Lampiran:
- Foto/video barang rusak
Catatan:
- Anda dapat menyesuaikan isi surat ini dengan kondisi dan kebutuhan Anda.
- Pastikan untuk menyertakan detail informasi mengenai barang rusak, seperti nama barang, nomor seri, jenis kerusakan, dan bukti kerusakan.
- Anda dapat menambahkan klausul mengenai jangka waktu penggantian dan konsekuensi jika penggantian tidak dilakukan sesuai waktu yang disepakati.
- Jangan lupa untuk menyertakan lampiran berupa foto/video barang rusak sebagai bukti.
Tips Menulis Surat Pemberitahuan Barang Rusak:
- Jelas dan ringkas: Tulis surat dengan bahasa yang mudah dipahami dan langsung ke pokok permasalahan.
- Profesional: Gunakan bahasa formal dan sopan dalam surat.
- Detail dan lengkap: Sertakan informasi penting, seperti nomor pesanan, tanggal penerimaan, jenis kerusakan, dan bukti kerusakan.
- Ajukan solusi: Jelaskan apa yang Anda harapkan dari penerima surat, seperti penggantian barang atau pengembalian dana.
- Tetap tenang dan objektif: Hindari menggunakan bahasa yang provokatif atau emosional.
Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat membuat surat pemberitahuan barang rusak yang efektif dan membantu menyelesaikan masalah dengan cepat dan mudah.
