Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Resmi
Surat pemberitahuan kegiatan resmi merupakan dokumen penting yang digunakan untuk menginformasikan kepada pihak terkait mengenai rencana penyelenggaraan suatu kegiatan resmi.
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan kegiatan resmi:
[Kop Surat Institusi/Organisasi]
SURAT PEMBERITAHUAN
Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Acara [Nama Acara]
Kepada Yth.
[Nama Pihak yang Dituju]
[Jabatan Pihak yang Dituju]
[Alamat Pihak yang Dituju]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami bermaksud memberitahukan bahwa [Nama Institusi/Organisasi] akan menyelenggarakan acara [Nama Acara] yang akan dilaksanakan pada:
- Hari, Tanggal: [Hari, Tanggal]
- Waktu: [Waktu]
- Tempat: [Tempat]
Acara ini akan membahas tentang [Topik Pembahasan] dan menghadirkan narasumber yaitu [Nama Narasumber] dari [Lembaga/Institusi Narasumber].
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dan berpartisipasi dalam acara ini.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan Penanggung Jawab]
[Nama Institusi/Organisasi]
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat pemberitahuan kegiatan resmi:
- Kop Surat: Pastikan kop surat berisi identitas lengkap institusi/organisasi yang menyelenggarakan acara, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email.
- Nomor dan Perihal Surat: Gunakan format nomor surat yang berlaku di institusi/organisasi, dan tulis perihal surat yang jelas dan singkat.
- Tujuan Surat: Sebutkan dengan jelas pihak yang dituju, jabatan, dan alamatnya.
- Isi Surat: Tuliskan informasi mengenai acara secara lengkap, meliputi: nama acara, hari, tanggal, waktu, tempat, topik pembahasan, dan narasumber.
- Undangan: Ajukan undangan kepada pihak yang dituju untuk hadir dan berpartisipasi dalam acara.
- Penutup Surat: Tuliskan ucapan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
- Tanda Tangan: Pastikan surat ditandatangani oleh penanggung jawab acara, beserta nama dan jabatannya.
Tips tambahan:
- Buat surat dengan bahasa yang formal dan mudah dipahami.
- Perhatikan ejaan dan tata bahasa.
- Pastikan surat diedit dengan baik sebelum dikirim.
- Kirimkan surat pemberitahuan kepada pihak terkait secara tepat waktu.
Dengan mengikuti contoh dan tips di atas, diharapkan Anda dapat membuat surat pemberitahuan kegiatan resmi yang baik dan efektif.
