Contoh Surat Pemeliharaan Barang
Surat Pemeliharaan Barang merupakan surat resmi yang digunakan untuk meminta permohonan pemeliharaan terhadap barang milik perusahaan atau instansi. Surat ini ditujukan kepada pihak yang bertanggung jawab dalam pemeliharaan barang tersebut, seperti pihak vendor, kontraktor, atau departemen terkait.
Berikut adalah contoh surat pemeliharaan barang yang dapat Anda gunakan:
[Kop Surat Perusahaan]
Perihal: Permohonan Pemeliharaan Barang
Kepada Yth. [Nama Pihak Penerima] [Jabatan] [Nama Perusahaan/Instansi] [Alamat]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami dari [Nama Perusahaan/Instansi] mengajukan permohonan pemeliharaan terhadap [Nama Barang] dengan spesifikasi sebagai berikut:
- Nama Barang: [Nama Barang]
- Merk: [Merk]
- Nomor Seri: [Nomor Seri]
- Tanggal Pembelian: [Tanggal Pembelian]
[Uraikan kerusakan/permasalahan yang terjadi pada barang]
Kami mohon [Pihak Penerima] untuk dapat melakukan [Tindakan Pemeliharaan] pada [Nama Barang] tersebut.
[Jika ada, sebutkan waktu yang diinginkan untuk pemeliharaan]
Demikian surat permohonan pemeliharaan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penandatangan] [Jabatan] [Nama Perusahaan/Instansi]
Catatan:
- Sesuaikan isi surat dengan kondisi barang yang mengalami kerusakan/permasalahan.
- Sertakan detail informasi barang, seperti nama, merk, nomor seri, dan tanggal pembelian.
- Jelaskan dengan jelas kerusakan/permasalahan yang terjadi pada barang.
- Sebutkan tindakan pemeliharaan yang diinginkan.
- Sebutkan waktu yang diinginkan untuk pemeliharaan (jika ada).
- Pastikan surat ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
Contoh lain:
Anda juga dapat menambahkan informasi mengenai Nomor Kontrak Pemeliharaan dan Nomor PO jika terdapat kontrak atau Purchase Order terkait.
Tips Menyusun Surat Pemeliharaan Barang:
- Gunakan bahasa yang baku dan mudah dipahami.
- Pastikan isi surat akurat dan lengkap.
- Sebutkan detail kerusakan atau permasalahan yang terjadi pada barang.
- Jelaskan tindakan pemeliharaan yang Anda harapkan.
- Tetapkan jangka waktu untuk pemeliharaan jika diperlukan.
- Sertakan informasi kontak yang dapat dihubungi untuk koordinasi.
Kesimpulan:
Surat Pemeliharaan Barang merupakan dokumen penting untuk memastikan pemeliharaan barang-barang yang dimiliki perusahaan atau instansi. Dengan surat ini, Anda dapat meminta pihak terkait untuk melakukan tindakan pemeliharaan yang diperlukan. Pastikan surat tersebut disusun dengan baik dan lengkap agar permintaan Anda dapat dipenuhi dengan cepat dan tepat.
